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Le cahier des charges

Une pièce essentielle du projet informatique

À quoi sert un cahier des charges ?

Le cahier des charges (CDC) a pour fonction de récapituler votre besoin dans le cadre d’un projet informatique. Il décrit, de façon très détaillée, toutes les fonctionnalités demandées, et les spécifications techniques correspondantes. Il sert de document de référence, particulièrement lors de la phase de réalisation, afin de réduire au maximum les écarts entre vos attentes et les fonctionnalités développées. Le cahier des charges doit pouvoir être compris par chaque partie prenante.

Les avantages d’un bon CDC

Document qui accompagne le projet tout au long de son développement, le cahier des charges est également utile lors de la mise en concurrence des divers prestataires sollicités. En posant des bases structurées, il facilite la communication et permet de recevoir une réponse adaptée. Chaque fournisseur se basant sur le même document, la comparaison entre les différentes offres est donc plus aisée. De plus, les attentes étant clairement exprimées, le prestataire peut en tirer avantage pour améliorer son produit, et proposer des solutions créatives.

Les risques d’un CDC mal préparé

Un cahier des charges mal conçu peut conduire à des dépassements de budget conséquents. En effet, une mauvaise estimation des difficultés du projet entraînera un allongement du délai de livraison, des coûts non prévus, et par voie de conséquence, une augmentation du budget global.  Selon une étude réalisée en 2015 par Standish Group, 52,7 % des projets informatiques coûtent 189 % plus chers que prévu. Il est donc important de prendre le temps de concevoir un cahier des charges solide dont l’élaboration peut prendre jusqu’à trois mois.

Comment réussir le CDC ?

Un cahier des charges réussi est celui qui cerne au plus près vos attentes. Sa rédaction intervient après la phase essentielle d’analyse des besoins. Comme il n’est pas toujours facile pour une entreprise d’avoir une vision précise des fonctionnalités idéales que doit présenter un outil, l’assistant à la maîtrise d’ouvrage est là pour vous accompagner dans cette démarche. L’AMOA doit être capable d’écouter, de comprendre et d’approfondir votre demande, afin de l’exprimer de façon détaillée et technique dans le CDC.

Qui rédige le CDC ?

En tant que maître d’ouvrage, vous souhaiterez peut-être écrire une première version du cahier des charges. Formuler les besoins est une étape très utile pour les clarifier. L’AMOA, grâce à son expérience, sa méthode, et les résultats de la phase d’analyse, en réalisera une seconde version approfondie et complète.

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Contenu du cahier des charges

Un bon cahier des charges est très détaillé et ne laisse place à aucune équivoque. Il expose toutes les informations nécessaires et utiles à la réalisation du projet. Il décrit non seulement l’objectif à atteindre, mais également les enjeux et les contraintes à prendre en compte. Un cahier des charges se compose en général de 30 à 100 pages. Sa rédaction est l’aboutissement de divers processus mis en œuvre en amont. Son contenu suit en général toujours le même fil conducteur.

Le contexte et la définition du projet

Cette partie introductive permet d’exposer la raison de l’existence du projet et de justifier sa mise en œuvre. Elle décrit le projet et sa genèse, présente l’organisation qui en est à l’origine et quels sont les utilisateurs finaux. Le cas échéant, elle indique quelles solutions existent déjà sur le marché.

L’objectif du projet

La deuxième partie s’intéresse de façon plus approfondie aux résultats attendus, notamment en listant les attentes particulières. C’est également dans cette section que l’on répertorie les méthodes suivies dans l’entreprise en utilisant la modélisation des processus. Cette représentation graphique montre les processus existants dans l’entreprise, en début du projet.

Le périmètre du projet

Le périmètre du projet permet de fixer ses limites, qu’elles soient organisationnelles ou techniques. Cette section détermine par exemple quels départements sont concernés par le déploiement de l’outil et par conséquent, quels sont ceux qui ne le sont pas. Les exigences techniques relatives au projet y sont aussi exposées, tout comme les réglementations inhérentes au métier. 

La description fonctionnelle des besoins

La description fonctionnelle des besoins est la partie la plus importante du cahier des charges, puisqu’elle détaille de façon détaillée les besoins de l’entreprise, dans le cadre du projet en cours. On y retrouve généralement quatre parties essentielles :

  • La définition du besoin résultant des enquêtes et interviews menées pendant la phase d’analyse.
  • Les éléments stratégiques permettant de déterminer les avantages qu’apportent le nouvel outil ou la nouvelle solution.
  • La liste les processus retenus suite à la modélisation des processus.
  • Les contraintes à prendre en compte.

Chaque fonctionnalité doit avoir un ordre de priorité selon les besoins exprimés par l’entreprise. Enfin, la modélisation des processus et les flux opérationnels (workflows) permettent d’expliquer l’enchaînement logique des tâches.

Les ressources

La section consacrée aux ressources recense tous les moyens dédiés à la réalisation du projet. Cette partie inclut les ressources humaines, avec la liste de tous les contacts, les interlocuteurs et les rôles respectifs de chacun. Elle précise l’enveloppe budgétaire allouée et les grandes lignes du calendrier du projet. Enfin, c’est dans cette section que sont listés les livrables attendus.

Les prestations liées au projet

La dernière partie est dédiée aux prestations techniques et aux matériels qui devront être mis en place pendant et après le projet. Cela inclut le matériel nécessaire pour assurer la mise en œuvre du projet, et les prestations telles que l’hébergement ou la maintenance.

Norme AFNOR

Il existe une norme AFNOR pour le cahier des charges fonctionnel des projets informatiques. La norme AFNOR NF EN 167271 est un guide qui aide à l’élaboration d’un cahier des charges solide et bien structuré, en incluant également l’analyse fonctionnelle. La norme AFNOR décrit aussi les obligations auxquelles sont tenus les acteurs du projet.

Évolution du cahier des charges

Un cahier des charges a beau être très détaillé et abouti, il n’est pas pour autant figé. Un projet informatique présente souvent une part d’inattendu qui fait partie de son développement. Certains points peuvent être clarifiés, ou de nouvelles fonctionnalités peuvent émerger avec le temps. Le cahier des charges, qui formalise le projet, peut donc être amené à évoluer, l’essentiel étant que l’information soit communiquée et soit accessible à tous les acteurs du projet.

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