Notre offre
de gestion de projet fonctionnel AMOA

sylvain
Sylvain Di Paola
Consultant Senior
Project Manager

Vous souhaitez aider vos équipes en interne à gagner en productivité, en efficacité, en
performance dans leurs tâches quotidiennes. Ce souhait touche une partie de vos process tels que
la fonction achat ou ADV voir l’ensemble de la production. Vous avez également la volonté
d’améliorer votre relation client, de mieux connaître vos prospects pour savoir ce qu’il faut leur dire et au bon moment.
Ces projets dits digitaux font appel à une décision stratégique mue par la volonté soit de rattraper
un retard concurrentiel soit au contraire de prendre une avance technologique sur vos
concurrents directs. Ils concernent l’univers applicatif ou fonctionnel de l’informatique car ils
touchent à vos métiers. Nous parlons concrètement de logiciels type ERP, CRM ou encore WMS.
Notre mission d’AMOA ou assistance à maîtrise d’Ouvrage consiste à vous aider à prioriser vos
besoins, choisir une solution, piloter le déploiement et superviser l’ensemble du projet.

Accompagner le déploiement
de vos applications au service de vos métiers

Notre mission peut être globale ou venir en soutien sur l’une des étapes clés de la gestion de projets

Etape 1

Cadrage du projet

Lors de cette première étape, nous vous aidons à valider le périmètre organisationnel, c’est-à-dire à déterminer les personnes référentes de chacun des process concernés par le projet. Dans ce cadre, notre chef de projet joue le rôle de coordinateur qui instaure un travail d’équipe et un bon relationnel entre les membres. Puis, nous validons le périmètre fonctionnel, à savoir lister les services et métiers impactés par le nouveau logiciel. Un budget macro est également déterminé lors de cette étape.

Etape 2

Analyse et compréhension du besoin client, cahier des charges

Cette phase peut également se nommer audit fonctionnel. Toutes les personnes identifiées comme référentes d’un process sont interviewées pour réaliser l’analyse des besoins et la description de l’ordonnancement et la nature des tâches réalisées au quotidien. Il est essentiel de rentrer dans un niveau de détails très fin et analytique. Les descriptifs sont faits de manière visuel à l’aide de flow chart pour faire ressortir les spécifications techniques. L’ensemble des interviews et des descriptifs servent à la rédaction d’un cahier des charges fonctionnels.

Etape 3

Sourcing et sélection de la solution

C’est une mission délicate tant les solutions sur le marché sont nombreuses. Certains sites dénombrent plus de 1500 solutions en mode SAAS sur le marché actuellement. A l’aide du cahier des charges, nous analysons la correspondance des fonctionnalités souhaitées avec celles présentes dans le logiciel examiné.Nous réalisons une matrice décisionnelle composée de critères discriminants permettant de faire un choix éclairé et motivé. Les critères discriminants sont établis et choisis à partir des cahiers des charges et selon les objectifs déterminés au tout début du projet. Concrètement, certaines fonctionnalités doivent impérativement être présentes afin de répondre à un besoin métier indispensable. Enfin, nous réalisons les entretiens de négociation à vos côtés jusqu’ à la sélection de la solution.

Etape 4

Planning d’implémentation

Nous entrons dans la seconde grande étape du projet qui consiste à implémenter la solution et à jouer le rôle de client interne avec l’intégrateur. Il n’est pas rare de devoir demander des développements spécifiques. Notre rôle lors de cette étape est de s’assurer que l’ensemble des fonctionnalités sont implémentées et opérationnelles. Pour arriver à cet objectif, nous déterminons un planning précis des déploiements, ainsi qu’un calendrier des comités de pilotage ou COPIL que nous animons. Ces COPIL sont des points réguliers sur l’avancement du projet et sur le suivi budgétaire. Lors de cette étape, la communication en interne est essentielle. Le projet dure déjà depuis plusieurs mois et certaines personnes référentes peuvent se sentir oppressées par la nature stressante de ce type de projet. Nous insistons alors sur l’annonce de Quick Win en interne permettant de féliciter et d’encourager les équipes.

Etape 5

Go Live

Notre mission lors de la dernière étape est de programmer une mise en
production de votre nouvel outil dans un timing idéal pour l’ensemble des
équipes administratives et opérationnelles. Le but est d’atteindre les objectifs fixés en terme de délai et de qualité des livrables. Cela ne peut se faire sans la validation des tests avec des key users. Il est nécessaire aussi de planifier des périodes de formation pour les personnes non concernées lors du projet. Il s’agit d’une étape gratifiante pour vos équipes sollicitées  pendant toute la durée du projet. Un Go Live réussi doit réunir l’ensemble  du personnel afin de fédérer les prochains utilisateurs de la solution qui  feront de ce projet une vrai réussite.

entretien decouverte

Un projet à l'étude ?
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Quels sont vos métiers concernés
par la digitalisation

Nos équipes de consultants délivrent des projets de nature toutes différentes
et peuvent intervenir sur l’ensemble des fonctions transverse détaillées ci-dessous :

erp

ERP

L'ensemble des fonctions
L’ERP ou Entreprise Resource Planning couvre l’ensemble des processus métiers de votre entreprise. Il est très fréquemment mise en place pour le cœur de ces fonctionnalités tournées vers l’exploitation. La fonction de production est donc celle qui doit être entièrement couverte au niveau des besoins fonctionnels. Il n’est pas rare de voir des solutions secondaires venir combler des fonctionnalités manquantes ou peu développées par l’ERP. Cela a d’ailleurs ouvert un marché de spécialistes.
GED

GED

Fonctions finance comptabilité
La GED ou gestion électronique de documents s’intéresse donc au documents et principalement aux documents comptables type devis, commande, factures. Le principe est de dématérialiser ou numériser un document afin de le rendre plus facilement consultable, stockable et archivable. Un paramètre de sécurité s’est ajouté aux fonctionnalités grâce à la signature électronique. Cela a également apporté une notion de traçabilité.
CRM

CRM

Les fonctions commerce et marketing
Le CRM ou Customer Relationship Management est l’outil permettant de concentrer ses efforts et son efficacité sur la relation client. Il offre des fonctionnalités de répertoire des prospects et des clients, enrichies d’informations précises permettant des actions ciblées. En pratique, il vous rappelle des actions à mener en fonction d’événement ou d’offres convenant à une partie de vos prospects. Il permet également de réaliser vos devis, relancer voir facturer mais il peut dans ce cas basculer du côté de l’univers ERP si vous y ajoutez des fonctionnalités connexes de rapprochement d’une opération commerciale à une opération comptable.
WMS

WMS

Les fonctions de logistique
Certains métiers de l’entreprise comme la logistique dispose de solutions dédiées et développées spécifiquement. Le métier de la Supply Chain est complexe et fait intervenir des notions de géolocalisation et de cheminement de l’information type workflow. Les logiciels WMS ou Warehouse Management System aide à la gestion de l’optimisation des stocks. Les bénéfices à l’implémentation d’une telle solution sont une meilleure connaissance de ces stocks en temps réel, une optimisation de l’espace dédié au stockage et une diminution des erreurs de commande.
cloud

Cloud

Fonction direction des systèmes d’informations
Une réflexion menée au sein d’une DSI sur la migration d’une infrastructure vers une architecture cloud peut solliciter une mission d’AMOA. Nous parlons alors d’un projet digital et technique qui vise principalement à mesurer les impacts de la migration sur les systèmes et réseaux et à choisir le type d’environnement cloud. En effet, il existe trois types de cloud : privé, public et hybride. Ce type de mission nécessite préalablement un audit complet de l’existant et de délimiter le périmètre technique à basculer vers le cloud.
entretien decouverte

Submerger
par les solutions sur le marché

Les points forts

Certification PRINCE 2

Nos consultants fonctionnels suivent les recommandations du référentiel PRINCE 2 pour le management de projet informatique.

Partage Sharepoint - Teams

La communication et le travail collaboratif sont essentiels lors d’un projet fonctionnel. Nous utilisons les outils adaptés au partage de fichiers en temps réel et tenant compte de la co-rédaction. Un espace Sharepoint est dédié à chaque projet digital ainsi qu’un canal de conversation sur Teams.

Impartialité

Nous ne sommes revendeurs d’aucune solution sur le marché. Notre impartialité ne nous lie à aucun éditeur et cela nous permet de vous conseiller la solution la plus adaptée à vos besoins.

Respect des délais

La culture de prestataire de service informatique et plus particulièrement les missions de rétablissement d’une situation critique nous a inculqué le respect des délais. C’est aussi le rôle d’un directeur de projet désigné pour chaque mission.

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Notre bureau est un espace ouvert à tous. vous êtes les bienvenus pour une visite, un moment de rencontre, un café… 

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