Le déploiement d’une CRM ou ERP rassemble au minimum trois acteurs principaux : le MOA (client), le MOE (Maîtrise d’œuvre) et l’AMOA (Assistance en Maîtrise d’OuvrAge).
La première mission du chef de projet AMOA est d’écouter et analyser les besoins de son client (le maître d’ouvrage) dans le cadre d’un projet fonctionnel. L’AMOA peut être amené à mettre en place un audit pour mesurer l’existant et mieux comprendre les attentes du client, voire les dépasser si les résultats de l’audit l’y amènent.
Nos chefs de projet AMOA peuvent se voir remettre un cahier des charges préalablement rédigé par le client (MOA). Dans ce cas, ils valident le document ou demande des rectifications, des changements, s’ils les estiment pertinents. Le profil d’un AMOA chez BlueBearsIT est doté d’une grande culture applicative et avec de fortes compétences en matière de gestion de projet.
En s’appuyant sur le cahier des charges, le chef de projet AMOA se projette sur une solution fonctionnelle. Le pilotage du projet peut commencer. Il met en place des réunions de travail en présence du MOA (le client) et du MOE (Maîtrise d’Œuvre) qui aura pour mission de développer le logiciel correspondant aux attentes du client. L’AMOA s’assure d’une compréhension réciproque entre les deux parties.
Ce que notre experte dit :
Mes compétences sont adaptées aux besoins des PME/TPE. J’accompagne nos clients au choix de la solution d’un CRM/ERP en les aidant à trouver un logiciel qui correspond à leurs objectifs en prenant en considération le budget, le taille de l’équipe, les délais et le domaine d’activité.
Mes missions principales sont de planifier les étapes du projet et de s’assurer que les méthodes utilisées pour optimiser le processus respectent les contraintes listées dans le cahier des charges. Une fois le produit développé par la MOE (fournisseur), je suis responsable du recettage (testing) et du contrôle de qualité.
Typiquement pour le déploiement d’un CRP/ERP, je découpe le projet en 7 étapes :
n° 1 : l’analyse et la définition des objectifs
n° 2 : la composition d’une équipe
n° 3 : l’élaboration du cahier des charges
n° 4 : le choix du logiciel adapté aux besoins
n° 5 : mise en place de la solution choisie
n° 6 : testing de l’applicatif
n° 7 : accompagnement au changement
Les conseils pour garantir la réussite de vos projets fonctionnels :
En tant que chef de projet fonctionnel, j’accorde de l’importance à 3 points majeurs dans un projet. Au sein de BluebearsIT, nous apportons beaucoup de vigilance à la bonne rédaction du cahier des charges. Son importance n’est pas négligeable en matière de structuration du projet. Il constitue le pilier pour la suite du projet par sa base de description fonctionnel du besoin. Bien que par la suite il peut être modifié. Ensuite, la phase d’intégration étant la plus importante dans le projet, il faut de la structure pour assurer un suivi complet et efficace. Ce niveau de qualité est soutenu par des méthodes et outils adaptés qui sont développés par les soins de nos experts BluebearsIT. Tout au long du projet, la priorité est bien souvent donnée à la technique, au détriment de l’acceptation par les utilisateurs. Pourtant, la réussite du projet informatique en dépend aussi, c’est à l’AMOA que revient ce rôle de préparation et d’accompagnement au changement.
Comment bien définir son cahier des charges pour un projet fonctionnel ?
Une fois les objectifs soient définis à la fin de la phase de lancement du projet, il faut formaliser tous ces besoins. Le cahier des charges (CdC) détaille les fonctionnalités attendues d’un système, d’un produit ou d’un service ainsi que les contraintes (techniques, réglementaires, budgétaires…) auxquelles il est soumis.
Grace au cahier des charges, le demandeur (client, MOA) exprime son besoin, précise les fonctions, les services, et les contraintes qui lui incombent.
Quand une entreprise décide de mettre sur le marché un CdC, cela permet à tout le monde (vendeur et fournisseurs) de se mettre d’accord sur le projet, défiant le besoin et analysant la partie fonctionnelle.
Rédiger un cahier des charges fonctionnel doit également préciser le budget et le coût de votre projet. Il définit dans quel environnement il sera déployé.
Le rôle du cahier des charges au sein d’un projet fonctionnel:
1) Garantir la communication structurée avec les prestataires grâce à une formulation claire du besoin
2) Permettre aux prestataires de répondre aux besoins, tout en prenant en compte prix/qualité/attendue/délais/risques
3) Rapidement évaluer les éventuels écarts entre les solutions proposées et le besoin réel, facilitant l’analyse et la comparaison entre les différentes propositions
4) Faciliter la vérification et l’évaluation des résultats obtenus
Méthodologie pour mettre en place un cahier des charges fonctionnel :
1) Réaliser une étude d’opportunité pour connaître les principaux besoins et attentes des utilisateurs
2) Déterminer la viabilité du projet
3) Faire une étude de faisabilité sur différents plans (économique, organisationnel, technique)
4) Anticiper le ROI du projet, les coûts, les délais et les risques
5) Faire une analyse fonctionnelle du besoin qui permet de connaître les fonctionnalités attendues.
6) Examiner les différents points de vue de toutes les parties prenantes
7) Exprimer les résultats de recherches
8) Elaborer des éléments stratégiques
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