Cas client
Déploiement du ERP
Type de mission
Projet Fonctionnel AMOA
Domaine d'application
Gestion projet fonctionnel / AMOA
Description générale
Fondée en 1983 au cœur du massif Rhônalpin, BDD est aujourd’hui l’une des plus importantes scieries industrielles françaises de bois résineux.
Spécialisée dans la valorisation des essences sapin, épicéa et douglas, BDD fournit au marché toute une gamme de produits bois massifs destinés à la construction : sciages standards de charpente & couverture, bois d’ossature, bois de fermette, bois d’emballage… dédiés aux enseignes spécialistes de la distribution et industries.
Le groupe BDD-AEB s’impose aujourd’hui comme le pionnier du bois 100% valorisé :
– 100 000 m3 de sciages par an distribués en France et pays limitrophes
– 55 000 Tonnes de pellets pas an par AEB
– 28 000 MW distribuées sur le réseau électrique français par an (production de 3.6 MW/H équivalente à la consommation d’une ville de 7 500 Habitants)
Contexte de Projet
Chaque service a ses propres outils souvent « fait maison », fichiers Excel de suivi, ERP développé spécialement pour la société et non amélioré dans le temps. Une analyse du système montre le besoin pour BDD-AEB de changer son mode de fonctionnement. Ce grand nombre d’outils ne permettait plus une cohésion entre services et n’était pas aisé à maintenir en cas de problème.
Le besoin d’une communication facilitante via un logiciel regroupant tous les services ou connectant les outils tiers était la volonté de BDD-AEB.
La décision est de mettre en place un nouvel ERP et ainsi maitriser le flux complet de la gestion de la forêt jusqu’à la livraison aux distributeurs.
Etant limité par sa place, le stock doit être maitrisé et connu pour avoir un flux continuel.
Grace au nouvel ERP, les matières seront repérées sur un plan facilitant ainsi le travail des opérateurs logistique, ce plan sera visualisé depuis une tablette embarquée sur les charriots.
La production aura les outils nécessaires pour planifier, connaitre les meilleures coupes, avoir un rendement de matière et une valorisation la plus précise et importante possible.
La partie commerce pourra connaitre l’état du stock de matière finit lors des commandes clients, disposera d’une grille de tarifs directement dans l’ERP et les frais de transport seront directement calculés par l’ERP. Et enfin, les informations remonteront directement dans le logiciel de comptabilité.
Les achats pourront connaitre la quantité du stock de matière première et ainsi approvisionner en temps voulu. La direction et les achats pourront connaitre la valorisation de la matière achetée, si une parcelle a eu un bon rendu ou non grâce au suivi de la matière de son entrée à sa sortie du site !
Enfin, le souhait de la direction était de connaitre précisément le rendement matière mais surtout la valorisation de la matière voulue par la direction, il sera possible d’avoir ces éléments par l’ERP.
Ce projet est une phase décisive pour la société BDD-AEB.
Son souhait est d’améliorer et faciliter le travail du personnel en leur apportant un soutien conséquent via cet ERP !
Notre gestion de projet repose sur une méthode rigoureuse et adaptée au contexte du projet. Cela ne consiste pas uniquement à gérer la relation entre le client et l’éditeur nouvel ERP. Il a fallu trouver un moyen de communication simple et efficace afin de suivre, contrôler et impliquer tous les intervenants. L’intervention de tous ces acteurs dans le plan de communication établi a permis de mettre en place un accompagnement au changement auprès des utilisateurs principaux.
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Les souhaits du client :
- Mettre en place un système lui permettant de mettre en relation directement ses achats, son commerce et sa production qui n’avaient pas réellement de lien par son SI, chacun travaillait avec ses propres outils
- Optimiser sa production grâce à un logiciel prenant en compte, le stock, le besoin et la rentabilité du produit
Chalenge métiers et techniques
Dans le cadre d’un pilotage composé d’activités transverses, les défis rencontrés se font à tous niveaux, autant dans un suivi en termes de délai, périmètre, coûts et qualité.
Dans la maitrise de la planification, la phase de réalisation du projet est la plus active et les échanges beaucoup plus fréquents. Il faut concevoir un outil plus performant, plus efficace, tout en apportant une facilité d’utilisation pour les membres d’équipe.
En complément de l’outil de gestion des délais, il faut aussi assurer un suivi du périmètre et des changements. La difficulté majeure est d’avoir un outil qui nous permet de collaborer de manière fluide dans un univers complexe.
Dans le cadre de la mise en place d’un processus qualité, il faut proposer, mettre en œuvre, entretenir et surveiller les indicateurs. La mise en place de ces indicateurs fut difficile car l’outil ayant été sophistiqué en phase de réalisation du projet ceux-ci sont apparus post-déploiement.
Solutions mises en œuvre
Construire un budget dans Power BI avec une alimentation au quotidien de l’activité réalisée revient à créer des chemins directs pour chacune des données. En d’autres termes, le budget commercial d’entreprise X est construit sur différentes dimensions : clients avec des niveaux de regroupement par entités ou réseaux de distribution, articles avec également des niveaux de regroupement par univers ou familles de produits, etc… Ces agrégats calculés avec plusieurs axes d’analyse doivent venir se loger en face du montant budgété et cela avec la bonne notion de temps. Le procédé technique est donc de décrire dans Power BI un chemin pour trouver la donnée source budgétaire et la copier dans le tableau Power BI à côté de la donnée réelle issue d’une mesure ERP recalculée dans Power BI. Cela implique un travail conséquent de paramétrage et de normalisation du fichier budgétaire. En effet, le fichier doit rester stable afin de ne pas refaire ce travail à chaque nouveau budget.
Résultats
Ces outils structurés et adaptés au contexte permettent d’apporter un meilleur suivi sur l’ensemble du projet. Aussi, nous pouvons recouvrir plus de 80 fonctionnalités toutes confondues. Suivi méthodique et rigoureux des évolutions des phases, que ce soit en développement, en test, ou même en cours de démo, des différentes fonctionnalités comprît dans chacun des différents modules de l’ERP. Cette solution de gestion des coûts donne un résultat concluant car nous permet de répondre clairement aux besoins du client. Cette démarche qualité se base sur les outils mis en place et garanti un pilotage efficace. De toute évidence, ces outils servent non seulement au pilotage du projet mais aussi à la prise de décisions importantes
13 rue des Aulnes