Pourquoi et comment intégrer l’ERP le plus adapté à son entreprise ?

La croissance de votre entreprise est souvent l’opportunité de repenser son organisation. Face à l’augmentation exponentielle des informations et à la gestion de processus de plus en plus complexes, se doter d’un progiciel de gestion intégrée (ERP) ou en changer pour un modèle plus performant peut être la solution. L’ERP, Enterprise Resource Planning en anglais, est un logiciel qui permet à tous les départements de votre entreprise de partager une base de données commune, tout en offrant à chacun une application spécifique. Cohérence et efficacité des processus sont les maîtres-mots d’un bon ERP. Encore faut-il choisir l’ERP qui convient à votre entreprise.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un ERP ?

L’ERP est un logiciel destiné à aider les entreprises dans la gestion de leur cœur de métier. Le principe est de faire coopérer tous les départements de l’organisation en leur fournissant une base de données commune à laquelle ils ont accès via une application spécifique à leur fonction

Les flux métiers couverts

L’ERP couvre tous les métiers de l’entreprise, de la production aux fonctions support. 

Les processus automatisés permettent d’optimiser la production grâce à la maîtrise des coûts et à la traçabilité. Les fonctions supports bénéficient quant à elles d’une communication transversale facilitée, chaque service pouvant échanger aisément avec les autres départements, sur la base de données communes. Même la relation client peut être gérée de façon conjointe avec l’ERP, grâce à un logiciel de gestion client (CRM) intégré.

Cloud ou on-premise

L’installation d’un ERP dans votre entreprise peut se faire de deux façons, dans le Cloud ou on-premise.

La solution on-premise est le dispositif classique fonctionnant en local. Le logiciel est installé dans ce cas sur le serveur de votre entreprise ou sur les disques durs des postes de travail, et donne lieu à l’achat d’une licence. La solution Cloud, de plus en plus prisée par les entreprises, offre l’externalisation des données sur le serveur de l’éditeur, et fonctionne soit par abonnement, soit par l’achat d’une licence.

Il arrive parfois que l’on sache qu’il faut changer quelque chose à notre organisation, mais on ne sait pas quoi exactement. Lorsque vous souhaitez faire évoluer votre entreprise, il est nécessaire de se poser les bonnes questions et de comprendre quel est votre besoin prioritaire. Vous avez entendu parler d’ERP et de CRM comme des outils d’aide à la gestion, mais quelle est la différence ?

Une vraie différence de fonctionnalités

L’ERP, tout comme le CRM, sert à automatiser les tâches et facilite ainsi certains aspects de la gestion de l’entreprise. Leur fonction est cependant bien différente. Tandis que l’ERP simplifie la gestion interne de l’entreprise, tant opérationnelle que fonctionnelle, le CRM vient en appui aux forces de vente pour améliorer la relation client. Les deux outils ont des missions différentes, mais servent chacun les intérêts de votre organisation.

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Des possibilités d’imbrication

La combinaison d’un ERP et d’un CRM est une solution de plus en plus plébiscitée par les organisations. Ce duo complémentaire est très efficace pour améliorer la rentabilité d’une entreprise. La façon de les associer  varie cependant selon le type d’ERP que vous utilisez. Certains ERP peuvent en effet inclure un module CRM, ce qui facilite la mise en œuvre de l’association, d’autres doivent être connectés au CRM via une API, un plugin ou un middleware.

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Quels critères pour choisir son ERP ?

Choisir son ERP est une décision délicate, car les conséquences ne sont pas anodines et impliquent un engagement de votre entreprise sur le long terme. De nombreux paramètres sont à prendre en compte, et toutes les organisations n’ont pas besoin du même ERP.  L’aide d’un assistant à la maîtrise d’ouvrage (AMOA) est fortement recommandée pour faire ce choix.

Un processus de décision en mode projet

Le choix d’un ERP marque le début du développement du projet, pourtant, le travail commence bien en amont de cette décision. Pour aboutir à un choix serein, il est nécessaire de passer par une phase d’enquête et d’étude de marché, suivie d’une étape de pré-sélection. En tant qu’AMOA, BluebearsIT peut vous accompagner pour mener correctement ce processus de décision.

Étape-clé : le cadrage des besoins

Le cadrage des besoins, étape cruciale, est déterminant pour la suite du projet. Par le biais d’enquêtes et d’entretiens auprès des utilisateurs-clés, nous établissons un état des lieux fonctionnel. Nous déterminons quels sont les processus utilisés, les problèmes à régler et les fonctionnalités souhaitées, suite à quoi nous réalisons une représentation graphique des processus (flow chart) permettant d’avoir une vision claire de ce qui existe et de ce qui est attendu.

Comment intégrer un CRM ou ERP dans son système d’information ?

Le système d’information (SI) est l’écosystème développé autour du système informatique et des nouvelles technologies. Il englobe l’ensemble des matériels, des logiciels et des ressources humaines impliquées dans son fonctionnement. Ces dernières années, le développement du SI dans l’entreprise s’est accéléré de façon fulgurante, lui donnant une place majeure dans l’organisation.

La place de l’ERP dans le SI

L’ERP a une place centrale au sein du système d’information de votre entreprise. En tant que progiciel venant en support à l’opérationnel, il doit être suffisamment fiable pour améliorer la productivité et non la freiner. Sa capacité à offrir des applications adaptées à chaque département lui confère une qualité organisationnelle primordiale dans le SI, tandis que sa base de données commune permet de générer de la cohérence. Enfin, s’il a été correctement sélectionné, il doit présenter une flexibilité qui lui permettra de suivre l’évolution de l’entreprise et de sa stratégie.

La sécurité au cœur de l’ERP

La place centrale de l’ERP au sein de l’organisation et la grande quantité de données qu’il traite obligent l’entreprise à avoir un système de sécurité très solide. Cette politique de sûreté concerne les aspects techniques et la protection contre les intrusions virtuelles ou physiques, mais également la formation du personnel, les groupes d’accès aux fichiers et le système de sauvegarde. Elle inclut également de respecter les procédures de protection et de confidentialité des données personnelles dans le cadre du RGPD (règlement général pour la protection des données à caractère personnel).

Intégrer un ERP : prérequis indispensables

L’intégration d’un ERP dans le système d’information contribue à créer un ensemble organisé, lequel, configuré harmonieusement et géré avec méthode, peut offrir un environnement de travail optimal. Encore faut-il prendre certaines précautions dès le départ.

L’interopérabilité

La flexibilité de l’ERP est une priorité lors de son intégration dans le système d’information. L’ERP doit pouvoir être facilement connecté à d’autres outils de gestion, comme par exemple un CRM, et fonctionner de façon fluide avec eux. L’interopérabilité permet notamment que la même base de données soit utilisée par tous les outils, facilitant ainsi l’exploitation des informations et évitant les erreurs de doubles saisies.

La sécurité

Lors de la phase d’analyse des besoins, nous nous entretenons avec les principaux utilisateurs de façon approfondie. Les audits permettent de clarifier précisément vos attentes, tant d’un point de vue fonctionnel que technique. Nous établissons clairement toutes les exigences à respecter, tous les processus et toutes les interconnexions entre eux.

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