Pourquoi migrer sa messagerie ?

La messagerie est très certainement l’outil de travail principal du collaborateur moderne. Le temps moyen passé par un cadre français sur sa messagerie est de 5,5 heures par jour (source : étude BFM Business).

Et ce temps a encore augmenté avec l’usage progressif du smartphone pour la consultation des emails professionnels… On consulte désormais ses emails en dehors de son temps de travail légal, et cela, sur différents supports (PC portable, téléphone, tablette…).

La prolifération des CRM et ERP connectés à la messagerie, et la prise de rendez-vous automatique depuis ou via la messagerie rendent cet outil indispensable, puisqu’il est le point central de nos actions quotidiennes.

La principale raison qui encourage une entreprise à migrer de sa messagerie actuelle vers une autre est la recherche de certaines fonctionnalités devenues incontournables, telles que :

  • La synchronisation de la réception et de l’envoi des emails sur plusieurs devices,
  • Les services dits collaboratifs (messagerie instantanée, calendrier synchronisé et partagé en équipe, meeting audio et visio…)
  • La possibilité de la synchroniser avec un CRM ou un ERP.

D’autre part, les messageries actuelles offrent des capacités de stockage plus importantes que les précédentes (50Go en standard), ce qui évite l’archivage constant.

Des raisons d’hébergement peuvent également inciter les entreprises à migrer vers une messagerie en mode SaaS ; cela les dispense en effet de maintenir un serveur en local, avec tout ce que cela implique, en termes de mises à jour et de sécurité.

Nombreux sont malheureusement les serveurs locaux attaqués par des virus sans y être préparés. Une situation très dommageable, car les emails sont le cœur de votre travail !

Sans compter le fait que maintenir un serveur en local pour y héberger des emails volumineux coûte plus cher que la mise en place d’une solution en SaaS type Microsoft office 365 ! La migration d’une messagerie d’entreprise est donc aussi une opportunité d’optimiser ses coûts.

Qu’offrent les services de messagerie d’aujourd’hui ?

Avant même d’entrer dans la liste des avantages des nouveaux systèmes de messagerie, il est important de comprendre que certains de ces avantages proviennent du nouveau serveur de messagerie exchange, et que d’autres viennent d’une version plus récente du client de messagerie (Outlook par exemple).

Calendrier et contacts synchronisés et partagés

Typiquement, le service de calendrier et contacts synchronisés est accessible grâce au serveur exchange. Vos courriels, votre calendrier et les informations de contact entre vos appareils sont synchronisés en temps réel. Les informations sont donc à jour quel que soit l’appareil utilisé.

Messagerie instantanée

Le service de messagerie instantanée, lui, vous permet de dialoguer en temps réel avec vos contacts enregistrés (exemple : hangout ou spike).

Boîte de messagerie unifiée

Vous pouvez héberger tous vos comptes mails dans un seul client de messagerie. Dans ce cas, il est possible de séparer les boîtes de réception pour éviter les confusions entre vos différents comptes.

Proposition de rendez-vous intelligente

Grâce à la connaissance des calendriers synchronisés en temps réel, le service (FindTime, par exemple) vous propose des rendez-vous en automatique qui respectent l’emploi du temps de chacun.

Et cela est valable pour l’équipe interne, mais aussi à l’externe (à condition que votre partenaire utilise le même service de messagerie) ! Ce service peut même être intégré à votre site web pour faciliter la prise de rendez-vous en ligne.

Audio et visio conférence

Les sessions d’échange en live audio et/ou vidéo sont proposées par certains services de messagerie.

Services divers

On retrouve également chez les clients de messagerie les plus populaires : le cryptage des emails, la programmation d’envois d’emails, la traduction des emails, ou encore la recherche de contenu optimisée (contact, calendriers, email) etc…

Quels sont les contextes de migration de messagerie ?

Les contextes de migration potentiels sont nombreux, mais nous allons évoquer ci-dessous les cas qui sont les plus courants. Les deux premiers d’entre eux (serveur local on-premises vieillissant et messagerie pop) sont des cas génériques que l’on rencontre souvent, depuis l’apparition des messageries en mode SaaS. Le troisième cas, celui d’une migration de Gmail vers Office365 n’est qu’un exemple parmi d’autres, de migration justifiée d’un environnement vers un autre (Google, Zimbra…).

Serveur de messagerie on-prémisse vieillissante

Le maintien en conditions opérationnelles d’un serveur de messagerie vieillissant peut s’avérer coûteux, en temps comme en budget.

D’une part, si l’entreprise souhaite rester sur des versions à jour, le licensing représente un coût financier non négligeable. Et d’autre part, il lui faut gérer l’obsolescence du matériel… Ce modèle présente donc un fort coût d’investissement.

Par ailleurs, un serveur unique de messagerie on premises peut manquer de fonctionnalités collaboratives : il ne comporte pas la partie visio (link) ni la partie partage de fichiers (sharepoint). Alors que dans le cadre d’une offre SaaS, la messagerie intègre tous ces éléments, en mode « tout-en-un ».

Dans une configuration on premises, il faut gérer : l’évolution, la consommation de data, et le niveau de performance. Si de nouveaux utilisateurs arrivent, il faut parfois changer de serveur… Une problématique à laquelle l’entreprise n’est pas confrontée dans le modèle SaaS.

Messagerie pop chez un hébergeur

Une messagerie pop souscrite auprès d’un hébergeur présente souvent un tarif attractif. Mais ses fonctionnalités sont généralement très limitées : elle ne permet le plus souvent qu’un simple usage de messagerie, parfois même sans gestion de calendrier !

Il n’est pas rare que l’espace de stockage disponible soit trop faible au regard des besoins de l’entreprise.

Les emails étant récupérés sur le client de messagerie (et non pas conservés sur le serveur pop) et la sauvegarde du poste étant souvent négligée, il existe également un risque de perdre l’intégralité de sa boîte de messagerie !

Autre conséquence : lorsque l’utilisateur dispose de plusieurs machines, il ne peut consulter ses emails que depuis l’une d’entre elles.

Gmail vers Office365

L’entreprise décide parfois de migrer sa messagerie depuis Gmail vers Office 365 par besoin de compliance avec le licensing de la suite Office 365.

Cela peut aussi être motivé par un prérequis de l’éditeur de son CRM ou de son ERP, voire d’un logiciel métier spécifique.

Enfin, cette décision peut provenir d’un besoin de compliance dans le cadre de l’usage d’un active directory (service centralisé d’identification et d’authentification à un réseau d’ordinateurs) déployé avec Azure.

Quelles sont les étapes essentielles d’une migration de messagerie ?

Audit de l’existant et des besoins

On réalise d’abord une étude de l’infrastructure de messagerie existante, des méthodes d’authentification utilisées et des fonctionnalités de sécurité en place (antivirus, antispam, etc..).

On évalue notamment à cette occasion la volumétrie des emails et le nombre de boîtes aux lettres utilisées. On recense également : le groupe de distribution, la mailing liste, les boîtes partagées, et le listing des noms de domaines associés.

On envisage les différents scenarii de migration possibles sur la base de cet audit préalable.

Mise en place de l’organisation cible

On réalise ensuite ce que l’on appelle la création du nouvel environnement de messagerie.

Cela consiste :

  • À installer un nouveau serveur, si l’on reste dans une configuration on-premises,
  • Ou à ouvrir une tenant, si l’on passe sur une offre en

On procède également à la jonction des noms de domaine publics qui seront utilisés, puis à la création des boîtes emails de destination.

Enfin, on gère la configuration et le paramétrage de certains services spécifiques, comme le routage d’emails, la mailing list, ou encore les boîtes partagées.

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Mise en place du scénario de migration

Dans le cas d’une migration à volumétrie importante, il est préférable d’utiliser un outil de synchronisation entre les boîtes email sources et les boîtes email de destination.

On parle alors de migration cut-over, qui consiste à copier un maximum d’éléments des boîtes email sources vers l’environnement de destination, sans impacter la production. Cela permettra ensuite de rendre la bascule définitive plus rapide, puisqu’il ne restera qu’un delta d’emails mineur à copier.

Ce delta d’emails sera copié une fois les MX modifiés à destination du nouvel environnement de messagerie. Cela laisse le temps de réaliser tous les tests et recettes nécessaires et de communiquer les nouveaux accès de messagerie aux utilisateurs concernés.

Accompagnement au changement et découverte des nouveaux usages

Une fois la migration réalisée, une phase d’accompagnement au changement peut s’avérer utile pour les collaborateurs qui ont vu leur environnement de messagerie modifié.

Par le biais de sessions de groupe ou individuelles, un temps est donc consacré à la formation des utilisateurs au nouvel outil (le client de messagerie lui-même, et les nouvelles fonctionnalités liées à la boîte email).

Les services de messagerie étant désormais souvent accompagnés d’autres services collaboratifs, une découverte guidée de ceux-ci permet de faciliter leur prise en main, pour que l’entreprise et ses équipes en retirent des bénéfices le plus rapidement possible.

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