Qu'est-ce qu'un tableau de bord Power BI ?
C’est une page unique qui rassemble plusieurs visualisations. L’ensemble est cohérent et permet à l’utilisateur de commenter la vie d’un produit, ou d’une entité ou encore d’un client. C’est une histoire logique dont tous les éléments visuels s’y rapportent.
Comment se construit un tableau de bord Power BI ?
Pour la création d’un tableau de bord, il est possible de choisir entre un tableau de bord spécialisé ou un outil plus générique et simple. Ce choix va dépendre des moyens et des connaissances de l’utilisateur. Une base de données, un portail d’accès et un système de rapport sont les outils indispensables pour la création d’un Dashboard de Business Intelligence.
Explication technique : rapports et sources de données
Un tableau de bord peut être créé à partir de plusieurs rapports. Chaque rapport est construit à partir de jeux de données différents. Ces jeux de données vont permettre la création d’un graphique. Au final, cela va permettre d’obtenir un croisement de jeu de données et de rapport cohérent sur une seule page. Pour obtenir des résultats pertinents, il est essentiel de bien vérifier l’exactitude des données sources.
Porte d'entrée vers des rapports
Le tableau de bord est le point d’entrée vers de multiples rapports de données. La sélection d’un visuel permet à l’utilisateur de se diriger vers un rapport et de voir davantage les détails de celui-ci.
Vos indicateurs sont éparpillés sur différents supports ? Regardons ensemble pour les regrouper
Bons conseils de conception d'un Dashboard Power BI réussi
Vision global d'un tableau de bord
Le tableau de bord Power BI offre une vue globale sur la performance de l’entreprise. Il ne se caractérise particulièrement pas son aspect visuel. De ce fait, il est primordial de créer une présentation aérée afin d’obtenir les informations souhaitées en un clin d’œil. Ensuite, l’utilisateur n’aura qu’à cliquer sur un visuel pour voir le détail d’un rapport.
Tenir compte des besoins des destinataires
Les indicateurs sont des outils qui permettent de mesurer la performance de l’entreprise selon les objectifs qu’elle s’est fixée. Ils permettent aux destinataires de prendre des décisions. La nature des indicateurs va dépendre du type de tableau de bord auquel ils sont rattachés. Ainsi, on distingue :
- Les indicateurs de performance : ils permettent de mesurer le degré d’atteinte des objectifs fixés.
- Les indicateurs d’efficience : ils servent à mesurer l’atteinte des objectifs tout en optimisant les ressources utilisées.
- Les indicateurs de pilotage : ces indicateurs permettent de déterminer le niveau de déploiement d’un objectif.
Il est essentiel de bien définir ses besoins avant de mettre en place un Dashboard. Il s’agit des données qu’on souhaite suivre en temps réel. Le délai aura aussi une grande influence dans la création d’un tableau de bord. Par ailleurs, pour que ce tableau de bord soit clair et précis, il faut penser au type de support sur lequel il sera consulté. S’agit-il d’un grand écran dans une salle, d’un PC ou d’un Smartphone ? Cela permet de charger plus ou moins le Dashboard.
Respecter le sens de lecture naturelle
Il est important de préciser que toutes les informations ne devraient pas être affichées sur le Dashboard ou du moins pas en détail. De ce fait, il faudra sélectionner ces informations et identifier quels sont les bons indicateurs. Ensuite, placer les informations en ordre d’importance. Cela permet d’avoir un tableau de bord opérationnel.
Utiliser les bons visuels en fonction des données
Pour pouvoir réagir rapidement et efficacement, il faut que le Dashboard soit facile à comprendre. C’est pourquoi il est important d’avoir un bon aspect visuel. Le tableau de bord doit faire une ou au maximum deux pages. Pour cela, il est conseillé d’opter pour des graphiques. Pour des données inférieures à 8, l’idéal est d’opter pour un graphique en secteurs. Par contre, un histogramme convient plutôt pour une comparaison de valeur. Il faut aussi veiller à bien afficher les périodes des temps et les unités de valeur. Toutefois, il ne faut surtout pas surcharger le tableau de bord au risque de le rendre illisible.
Fonctionnalités essentielles d'un tableau de bord Power BI
Définir des alertes
Des alertes personnalisées sont directement disponibles dans le menu fonctionnel d’un tableau de bord. L’alerte permet de créer en amont et en aval autant de message d’attention comme souhaitée. Elle sera directement transmise dans la boite mail lorsque certaines conditions sont remplies. Au cours de la programmation d’une alerte, il est possible de demander au système de donner des informations à une date précise de l’élément à ne pas rater.
Afficher des insights automatiques sur les vignettes
Les rapports du tableau de bord Power Bi peuvent être partagés par email. En effet, il est possible de partager automatiquement un tableau de bord insight à chaque collaborateur. Toutefois, l’envoi automatique de l’insight ne peut se faire que pour 10 agents seulement. Pour activer l’envoi automatique de l’insight sur les vignettes, il suffit de consulter l’activation insight.
Mettre des commentaires sur les visuels
Les commentaires permettent de partager une conversation sur la découverte de données avec d’autres utilisateurs. Pour conserver les commentaires lors d’une publication dans un classeur, il faut veiller à utiliser le même nom de classeurs et de vues. Le processus d’ajout de commentaire est similaire pour le tableau de bord et le rapport. Pour des rapports paginés, seul un commentaire général peut être inséré au visuel. La publication de commentaire n’est pas possible sur les rapports visuels paginés individuels
Différences entre tableau de bord et rapports
Bien qu’il existe une certaine similitude entre rapports et tableau de bords, il est important de préciser que ce sont deux outils différents. Le reporting s’agit surtout d’indicateur de résultats tandis que le tableau de bord Power BI est un équilibre entre les indicateurs de levier et les indicateurs de résultats.
Page et source de données
Dans le fond, le rapport est souvent destiné à une hiérarchie. Par contre, le tableau de bord est destiné au service lui-même. De ce fait, une seule page peut suffire au Dashboard pour présenter les données et les résultats. En revanche, le rapport s’accompagne de détails précis. C’est pourquoi il nécessite plusieurs pages. En ce qui concerne les jeux de données, si l’établissement d’un tableau de bord nécessite plusieurs jeux de données, pour un rapport, un seul suffit.
Filtrage : pas possible pour Dashboard / ok pour rapport
Dans un tableau de bord Power BI, l’ensemble des informations sont présentées sur une seule page. Ce qui rend le filtrage des valeurs impossible. En outre, les détails sur les informations sont visibles dans un rapport. Cela permet de faire un filtrage sur ces informations.
Tables
Le tableau de bord et le rapport se différencient également par les tables. Composés de plusieurs pages, les rapports permettent la création de tables alors que l’affichage de tables sera impossible avec le Dashboard.
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Avantages des tableaux de bord Power BI
Le tableau de bord apporte de nombreux avantages pour la business intelligence d’une entreprise.
Surveillance d'activité
Les divers indicateurs du tableau de bord permettent d’étudier l’évolution à donner à l’activité par rapport à des objectifs fixés à l’avance. Il s’agit d’une synthèse du niveau de performance de l’entreprise. Le tableau de bord permet de suivre en temps réel l’évolution d’une activité ou d’un chiffre d’affaires. Il permet aux utilisateurs d’être proactifs en anticipant les décisions tout en évaluant l’avenir de l’entreprise. Le tableau de bord offre également la possibilité d’avoir une veille permanente sur le marché.
Visualisation en un coup d'oeil des éléments les plus importants
Le Dashboard offre une présentation visuelle et compréhensible rapidement. Il s’agit du principal avantage de cet outil. Il permet une prise de décision immédiate. C’est pourquoi la présentation visuelle est fortement favorisée. Avec des codes couleur facilement identifiables, les gestionnaires ont la possibilité de comprendre la situation en temps réel et de prendre une décision éclairée. Le tableau de bord permet de réduire le temps de prise de décision.
Point d'entrée pour les rapports détaillés
Dans un tableau de bord, les données seront transformées en informations. Il faut savoir qu’un grand nombre de données risque de détourner l’attention et de perturber la perception du message. Ainsi, le tableau de bord Power BI est une manière efficace de synthétiser les données pour avoir un aperçu de l’évolution d’un simple coup d’œil. Un bon rapport, c’est-à-dire un rapport simple, interpelle les destinataires. De ce fait, il est important de choisir le graphique adéquat pour chaque information que l’on souhaite faire passer.
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