COMPRENDRE LES DIFFERENCES ENTRE ONEDRIVE ET SHAREPOINT
Microsoft a anticipé les prochains modes de travail tournés vers le collaboratif, le partage des tâches en équipes transverses (projet), le multi « workplace » (office, home-office, déplacement…) en créant un ensemble complet d’outils fournis par Office 365 répondant à ces besoins.
La personnalisation et le dimensionnement de ces outils à chaque organisation et style de travail les rendent indispensables. Cependant, l’arrivée de ces nouveaux produits n’est pas toujours accompagnée de mode opératoire et l’usage que l’on en fait peut ne pas être optimal.
En tant que dirigent de votre entreprise, il est important de mettre les bons outils entre les mains de votre équipe et de les guider sur les bons usages.
Aujourd’hui, on va s’intéresser à deux des outils les plus populaires d’office 365 : OneDrive et Sharepoint.
ONEDRIVE VS SHAREPOINT
Comparons l’objectif principal de chaque solution et donnons des exemples concrets d’utilisation logique et efficace de chaque outil. Connaitre ces cas de figure vous apportera le retour sur investissement escompté et la productivité à la clé.
ONEDRIVE : STOCKAGE DE FICHIERS INDIVIDUELS
OneDrive est un service d’hébergement et de synchronisation de fichiers. Vous l’utilisez pour sécuriser le stockage et le partage des fichiers individuels de l’entreprise. Ce sont des fichiers que vous avez rassemblés et/ou créés et que vous souhaitez conserver en toute sécurité. Il est comparable à un système de stockage de données dans le cloud tel que Dropbox. D’ailleurs, pour en connaître les différences sur le prix, la capacité… avec ce produit, lisez notre article à ce sujet : OneDrive VS Dropbox ?
QUAND UTILISER ONEDRIVE ?
Il faut considérer OneDrive comme un espace de travail individuel. Concrètement, j’ai téléchargé un livre blanc que je souhaite lire plus tard dans le train, je l’enregistre sur OneDrive et je peux toujours accéder au fichier localement, même lorsque je ne suis pas en connecté.
Autre cas de figure : je finalise un document de travail, une étude sur des tableaux de bord par exemple mais je ne suis pas encore prêt à le partager avec ma direction, je le sauvegarde alors sur OneDrive. Vous pouvez toujours co-écrire et sauvegarder automatiquement dans OneDrive, et surtout vous pouvez gérer le droit d’accès à ce fichier en choisissant les personnes autorisées à le consulter et/ou co-écrire.
SHAREPOINT : NOUVEL INTRANET
SharePoint est une plate-forme web de gestion de documents et de collaboration. Il est largement utilisé comme un intranet organisationnel, un point central où les employés peuvent aller pour trouver des informations sur l’entreprise. Il est aussi souvent utilisé pour stocker et collaborer sur des fichiers de travail, ce qui peut aussi être fait sur Teams (voir Teams le remplaçant de skype for business).
Dans SharePoint, vous pouvez gérer en toute sécurité vos datas avec des listes, des approbations de workflow et de la publication de documents.
SharePoint est un outil robuste et son architecture en mode site central aide les utilisateurs à y organiser le contenu.
QUAND UTILISER SHAREPOINT?
SharePoint s’est doté d’une véritable gouvernance. Vous pouvez aligner votre système d’information sur la stratégie globale de l’entreprise : définir une architecture de l’information avec une navigation logique, aligner les rôles et les procédures des équipes sur l’organigramme décisionnel, améliorer de façon générale la circulation de l’information.
Vous l’avez compris, c’est un outil idéal pour communiquer et partager des documents avec des groupes plus importants. Vous pouvez toujours gérer les droits de visualisation et d’édition. SharePoint est un excellent endroit pour stocker et référencer ces types de documents.
Prenons un cas concret :
Vous souhaitez créer plusieurs domaines de publication d’informations tels qu’une série de directives d’intégration RH avec une page d’accueil principale et des sous-pages de support.
Ce type d’informations peut-être adapté à tous les services supports de l’entreprise : la comptabilité avec les règles d’affectation des coûts (nomenclature des clés de compte), le commerce avec la politique tarifaire appliqué à une gamme de produits selon les régions, etc…
Pour être encore plus pragmatique, une question ne se posera plus : quelle est la dernière version valable d’un fichier.
LA GOUVERNANCE EST LA CLÉ !
Gardez à l’esprit que SharePoint et OneDrive peuvent souvent travailler ensemble pour créer la plateforme de collaboration ultime basée sur les styles de travail uniques de votre organisation. Cela signifie que si vous souhaitez tirer parti de ces outils, vous devriez commencer par établir une base solide dans SharePoint et définir une gouvernance pour tous les ensembles d’outils.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon de déployer un Sharepoint productif et aligné sur votre structure, communiquez avec nous pour en discuter.
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