En tant qu’avocat, vous êtes un expert de la pratique du droit, mais prenez-vous le temps de suivre les indicateurs (Kpis) clés de succès de votre cabinet ?
Les indicateurs clés de performance, ou simplement les » KPIs « , sont des mesures d’affaires qui évaluent la performance et le succès d’une organisation. Les KPIs vous permettent de répondre à vos besoins d’exploitation et de management à conditions qu’ils soient mesurables, spécifiques et ciblés en fonction des objectifs de votre cabinet.
Dans cet article, nous vous donnons les principaux bénéfices directs d’une mise en place de KPIs. Puis, nous vous indiquerons où trouver vos données et avec quel outil les exploiter. Enfin, nous avons dresser une liste de KPIs touchants différentes fonctions essentielles d’un cabinet d’avocat (marketing, relation client, finance…)
Bénéfices directs d'une mise en place de KPIs
Voici ce que peut changer la mise en place de KPIs dans votre management au quotidien et dans votre suivi sur une vue long terme de votre activité :
- Mesurer la performance : Il y a une grande différence entre la simple collecte et l’analyse des données. Si vous voulez utiliser des données pour déterminer si vous avez obtenu de bons ou de mauvais résultats, vous devez d’abord déterminer ce que vous essayez d’atteindre. En identifiant vos indicateurs de performance (par exemple, le KPI des revenus mensuels), vous pouvez mieux évaluer la performance de votre entreprise et déterminer des marqueurs de réussite globale.
- Suivre la réalisation des objectifs : Vous ne pouvez pas mesurer ce que vous ne suivez pas. Une fois que vous avez établi une série de KPIs pour votre cabinet, l’entretien et le suivi est relativement simple. Il vous faut désigner une personne habile aves les chiffres qui va prendre en main le logiciel d’analyse (Power BI, Tableau…). Le rafraîchissement des résultats est quotidien grâce aux outils de BI mais votre timing d’analyse peut être mensuel. Dans ce cas, prenez un RDV mensuel avec votre « business analyste » pour analyser les résultats, identifier les tendances (bonnes et mauvaises) et trouver des possibilités d’adaptation.
- Responsabiliser vos équipes : Si vous n’avez pas identifié vos KPIs, il est difficile de déterminer qui ou quoi est responsable des gains ou des pertes au sein de votre cabinet, ce qui rend difficile la reproduction ou l’évitement de certains résultats. La sélection et le suivi d’indicateurs de performance spécifiques responsabilisent davantage vos équipes et identifient les typologies d’affaires pertinentes.
- Réaliser des prédictions : Sans établir et suivre des KPIs, vous devez souvent spéculer sur les raisons pour lesquelles les choses vont mal ou bien au sein de votre cabinet. Avec les KPIs, vous pouvez suivre votre activité dans le temps, ce qui facilite la prédiction des résultats.
Ou sont vos donnes ?
Lorsque vous utilisez un logiciel de gestion global de cabinet ou CRM (lien vers article précédent : legal tech) pour faire le suivi de tous vos dossiers, contacts et factures en un seul endroit, l’un des avantages est qu’il est très facile d’en extraire l’ensemble de vos données utiles aux KPIs : temps passé sur chaque dossier, facturation au client, répartition des frais fixes, vos dix meilleurs clients…
Si toutefois ce n’est pas le cas, une première source de données est votre logiciel comptable. Il enregistre à minima votre facturation par client et peut selon la nomenclature comptable, vous donner une affectation de coût direct par dossier.
La seconde source essentielle est le suivi du temps passé par dossier et par collaborateurs. Un fichier Excel de suivi des temps peut convenir ou un soft tels que ASANA peut vous permettre de faire ce suivi.
D’un point de vue marketing, votre outil d’emailing tel que MailChimp peut vous procurer des données sur la performance de vos campagne d’emailing. Vous pouvez combiner à cela votre site web et l’analyse faite google Analytics.
En fonction du niveau de digitalisation de votre cabinet, vous serez plus ou contraint de fournir des feuilles de calcul pour obtenir des KPIs pertinents. Il est également important de vérifier si votre cabinet utilise des systèmes intégrés les uns aux autres afin de rationaliser les chiffres. Par exemple : ASANA – logiciel de gestion de projet connecté à DYNAMICS – CRM de Microsoft.
Quel outil pour créer et suivre vos KPIs ?
Vous devez vous concentrer sur l’analyse de vos KPIs et sur les actions à mettre en place. Ainsi, le temps passé à construire et à rafraîchir vos données pour obtenir vos KPIs doit être minimisé.
Pour cela, les outils de Business Intelligence tel que Power BI vous aident à automatiser l’extraction des données, leur modélisation et la construction des visualisations. (Tableaux de bords Power BI)
Concrètement, il est possible de connecter un outil de gestion de cabinet ou CRM tel que KLEOS à Power BI, d’en extraire les données automatiquement tous les jours, de paramétrer toutes les actions de nettoyage de vos données et de voir vos KPIs se mettre à jour quotidiennement. Il existe également des applications préconçues sur la market place de Microsoft qui vous donne des indicateurs pertinents. Ce système fonctionne avec vos autres outils tels qu’ASANA, MailChimp, Google Analytics…
Grâce à un outil tel que Power BI, le suivi devient de vos KPIs devient un vrai plaisir. En un simple clic, vous visualisez vos indicateurs, vous les comparez à vos objectifs renseignés et vous les partagez avec une simple URL envoyée à vos équipes. Pour allez encore plus loin, si vous dispensez d’un SharePoint ou de Teams, vous pouvez ajouter le lien vers le tableau de bord et le visualiser dans Teams. (TEAMS : COLLABORATION DE GROUPE)
Listing des KPIs
Ce qui se mesure, se gère.
Maintenant qu’il est clair pourquoi les KPIs axés sur les données sont essentiels à la compréhension et à la gestion de votre cabinet, voici une liste non exhaustive de KPIs (Remarque : pour chaque KPI, établissez une période de temps prédéterminée, c’est-à-dire par mois ou année précédente, pour en faire le suivi).
- Ratio du budget de marketing (le rapport entre le total des dépenses reçues et le budget)
- Coût de marketing par client (le rapport entre le marketing total dépensé et le nombre de clients facturés)
- Trafic sur le site Web
- Performance de l’email marketing
- Conversion des pages d’accueil des sites Web
- KPI d’acquisition de clients
- Coût d’acquisition d’un nouveau client (rapport entre le coût marginal des dépenses e marketing et le nouveau client acquis)
- Nombre de nouveaux clients
- Nombre de nouveaux clients par source (référence, site Web, site d’examen, etc.)
- Valeur moyenne estimée de chaque nouveau cas
- Nombre de rendez-vous de consultation fixés
- Nombre de nouveaux clients potentiels qui se sont présentés à leurs rendez-vous de consultation
- Nombre de clients potentiels convertis en clients
Une fois que vous avez un client, que faites-vous pour développer votre relation avec lui ? Dans quelle mesure résolvez-vous efficacement leurs cas ?
Pour mieux comprendre votre clientèle, essayez d’ajouter certains des KPIs suivants à votre liste d’évaluation :
- Nombre de cas/questions réglés
- Valeur moyenne des dossiers clôturés
- Taux de croissance de la clientèle
- Taux de clients inactifs (le rapport entre le nombre de clients n’ayant pas eu d’affaires récentes et le nombre total de clients)
- Honoraires moyens par client
- Honoraires moyens par nouveau client
- Croissance des honoraires des meilleurs clients
- Domaines de pratique par client
- Nombre d’avocats par client
- Nombre d’affaires par client
- Nombre d’heures facturables
- Taux d’utilisation (nombre d’heures facturables travaillées divisé par le nombre d’heures dans la journée de travail)
- Ratio des heures facturées par rapport aux heures non facturables travaillées
- Nombre de jours non facturés
- Nombre de jours non encaissés
- Dépenses mensuelles
- Taux de facturation moyen
- Rythme de travail moyen
- Pourcentage d’heures de travail des partenaires
- Nombre de dossiers ouverts
- Nombre d’heures facturables par assistant juridique
- Nombre de dossiers renvoyés au cabinet
- Nombre de tâches accomplies
Bien sûr, les finances, la rentabilité et les marges sont au cœur du succès ou de l’échec de votre cabinet, alors portez une attention particulière aux KPIs suivants :
- Revenus facturés par mois
- Taux de réalisation (montant facturé en proportion du nombre d’heures facturables travaillées)
- Taux de recouvrement (montant perçu en proportion du montant facturé)
- Montant de la dette de l’entreprise (marges de crédit, cartes de crédit, prêts, etc.)
- Coûts annuels prévus actuels (montant total des coûts annuels prévus, y compris les salaires, pour une année, d’après les coûts des trois derniers mois)
- Solde du compte d’exploitation
- Montant des comptes débiteurs (CA) impayés
- Âge des comptes débiteurs
- Bénéfice net en pourcentage des produits d’exploitation
- Frais généraux nets moyens et ramenés par collaborateur
- Honoraires moyens par affaire
- Frais moyens par nouvelle affaire
- Taux moyen facturé
- Montant des revenus par mètre carré d’espace de bureaux
- Montant du revenu par employé
- Montant des revenus par matière
Conclusion
L’intégration des KPIs dans votre planification d’affaires vous permet de créer un tableau de bord personnalisé pour surveiller et faire évoluer le succès de votre cabinet. En fixant des objectifs précis, puis en suivant et en mesurant des indicateurs de rendement clés, vous vous donnez les moyens de prendre des décisions plus efficaces pour la croissance future de votre cabinet.
13 rue des Aulnes
C’est un article très intéressant sur l’utilité des KPIs.