Les starts up de la Legaltech améliorent le quotidien des avocats en les aidant à fonctionner plus efficacement, à mieux satisfaire leurs clients, à faire des recherches plus rapidement, à s’attaquer plus facilement aux tâches administratives et à maintenir ainsi un rendement concurrentiel par rapport aux plus grands cabinets.
Avec tant de solutions technologiques disponibles, il peut être difficile de savoir ce qui fonctionnera le mieux pour votre entreprise.
On a décrypté et sélectionné une liste d’outils technologiques compatibles avec les besoins d’un cabinet d’avocat. Vous y découvrirez leurs avantages et les solutions juridiques essentielles au bon fonctionnement de votre société, peu importe où et comment vous travaillez.
Avant de commencer à évaluer les solutions et à faire des choix, voici quelques conseils d’ordre général lorsque vous choisissez un nouvel outil technologique :
Donner la priorité à la résolution des problèmes
Assurez-vous que la technologie que vous avez choisie fonctionnera réellement pour votre entreprise.
Interrogez l’éditeur de la solution en détails sur les fonctionnalités de l’outil pour vous assurer que les solutions techniques proposées correspondent à vos besoins. Recueillez les commentaires de vos équipes opérationnelles au sein de l’entreprise pour vous assurer que le produit est intuitif et qu’il rationalise réellement vos opérations chronophages.
Assurez-vous de la sécurité
Le devoir de compétence technologique fait son chemin depuis les Etats-Unis et pourrait demain faire partie des obligations générales des avocats français. Il s’agit de la responsabilité de » se tenir au courant de l’évolution du droit et de sa pratique, y compris des avantages et des risques associés à la technologie pertinente « . Combinez cela à l’obligation de préserver la sécurité et la confidentialité des données des clients, il est clair que la sécurité devient très importante dans le choix de la technologie.
Interrogez les éditeurs au sujet du chiffrement des données, de la vérification par un tiers des mesures de sécurité et de la redondance géographique (plusieurs serveurs pour vous assurer que les données de votre entreprise sont toujours sauvegardées).
Comment la technologie peut rendre votre cabinet d'avocats plus efficace
Selon des études sur les tendances des métiers du droit, les avocats ne consacrent qu’environ 2,3 heures par jour à des tâches facturables. Où va le temps non facturable ? L’administratif, la génération et l’envoi des factures, le paramétrage des outils informatiques et la collecte des paiements sont autant de tâches qui, combinées, consomment 48 % du temps qui pourrait autrement être consacré aux tâches facturables.
Les bons outils technologiques peuvent vous aider. Voici comment :
Automatisation : L’automatisation des tâches fastidieuses tel l’administratif lié aux clients permet à votre personnel de gagner du temps et d’améliorer l’expérience client.
Systèmes intégrés : Les meilleurs outils s’intègrent directement les uns aux autres. Vous n’aurez jamais à saisir deux fois des données importantes, ni à perdre du temps dans plusieurs systèmes.
Cloud : Avec la montée du cloud, les avocats peuvent maintenant accéder à leur cabinet de n’importe où, de sorte que vous pouvez pratiquer quand et où vous êtes le plus efficace.
Meilleure collaboration : Grâce à des outils de gestion global de cabinet, toutes les informations essentielles sur une question sont regroupées en un seul endroit, et n’importe qui peut travailler ensemble sur une question, même s’il travaille dans des bureaux différents.
La technologie essentielle pour les cabinets d'avocats : 9 solutions incontournables
1/ Office 365 : Pour la gestion de votre bureau
C’est un classique mais c’est certainement le premier outil de base à adopter : la suite Office 365. Office 365 vous offre naturellement les outils historiques tels que Exchange (messagerie), Word, Excel, PowerPoint… Mais il s’est enrichi d’outils à l’esprit très collaboratifs : OneDrive, Sharepoint, Teams….
Office 365 vous offre les mêmes fonctionnalités que la suite originale, mais avec la flexibilité, l’accessibilité du cloud et un outil de communication interne puissant : Teams.
Pour en savoir plus …
TEAMS : COLLABORATION DE GROUPE
2/ JarvisLegal et Kleos : Pour la gestion de vos relations clients
De nos jours, la gestion des relations avec un nombre croissant de clients et de prospects est devenue complexe. En conséquence, un nombre croissant de solutions émergent pour aider les entreprises à gérer le parcours de leurs clients.
JarvisLegal et Kelos sont conçus spécifiquement pour les cabinets d’avocats, simplifient le processus de suivi de vos clients de la première rencontre à la signature. Ils intègrent également le suivi du temps, la facturation et des reportings d’activité. Ils sont connectés au service e-Barreau et au RVPA.
Kleos offre en plus une intégration native à l’environnement Office 365.
En savoir plus sur JarvisLegal https://www.jarvis-legal.fr/ ou Kleos (https://www.wkf.fr/fiche-produit/wolters-kluwer-france/logiciels/1747-kleos.html
3/ Doctrine et JuriPredis : Pour la recherche juridique
Doctrine et JuriPrédis représentent la dernière évolution de la recherche juridique. Ce domaine est passé des bibliothèques de droit aux bases de données centrales interrogeables, en passant par la recherche intuitive et intelligente (pensez à Google pour la jurisprudence).
Avec un champ d’application inégalé, Doctrine et JuriPrédis mettent l’ensemble de la bibliothèque juridique nationale sur votre bureau. Vous aurez accès en ligne aux décisions de la première instance à la cassation, texte de lois, commentaires d’arrêts… Doctrine et JuriPrédis vous permettent également de filtrer vos recherches par juridiction, thème, chambre, degré, date ou numéro de décision. JuriPrédis ajoute aussi de l’intelligence Artificielle à son moteur de recherche.
En savoir plus sur Doctrine https://www.doctrine.fr/ et Juri predis https://www.juripredis.com/fr/
4/ Legal Pilot et Iloh : Automatisation de la production documentaire
Legal Pilot et Iloh offrent aux cabinets d’avocats de toutes tailles une option d’automatisation des documents de premier ordre (actes, contrats, synthèses…) Couvrant tout, de la correspondance standard aux contrats complexes, Legal Pilot et Iloh réduisent considérablement le temps nécessaire à la génération de documents. Ils améliorent également la qualité de vos documents juridiques, en réduisant le risque d’erreur humaine.
En savoir plus sur Legal Pilot https://www.legal-pilot.com/ et Iloh https://www.iloh.fr/
5/ Hyperlex: l’intelligence articifielle au service de l’analyse documentaire
Des médias sociaux à l’Internet des objets, en passant par les documents Word et les courriels, les données électroniques sont en constante expansion. Ces données doivent être indexées, triées, recherchées et examinées. Hyperlex importe vos documents dans sa base données, les soumets ensuite à une analyse d’intelligence artificielle qui en fait ressortir les informations clées et les risques juridiques associés.
En savoir plus sur Hyperlex – https://hyperlex.ai/
6/ ScanSnap ix 1500 : Pour la numérisation
La dématérialisation gagne du terrain dans le monde juridique.
À cette fin, le scanner Fujitsu ix 1500 vous aide à traiter le papier sans le garder à portée de main. Avec le Fujitsu ix 1500, vous pouvez numériser n’importe quel document en haute résolution sans fil vers un Mac, PC, Android ou iPhone. Et grâce à l’intégration avec de nombreux logiciels de gestion (notamment office 365), vous pouvez même numériser des documents et les classer directement dans le dossier approprié, sans jamais toucher un seul câble.
En savoir plus sur ScanSnap ix 1500 – https://www.scansnapit.com/fr/produits/scansnap-ix1500/
7/ DICMA : Pour la dictée
La dactylographie est-elle vraiment le moyen le plus efficace de documenter vos pensées ? Les statistiques indiquent que non : Une personne moyenne ne tape qu’entre 38 et 40 mots par minute (WPM) sur un ordinateur portable ou un ordinateur de bureau. Pire encore, dactylographier sur un smartphone ou une tablette ne rend que 20 mots par minute en moyenne.
A l’inverse, lorsque vous parlez, le nombre de mots par minute augmente de façon significative – en moyenne, une personne parle entre 100 et 130 mots par minute. Si vous êtes concentré sur l’efficacité, l’utilisation d’un logiciel de dictée numérique avec reconnaissance vocale est absolument la solution idéale.
Dicma propose l’une des solutions les plus sophistiquées et les plus conviviales du marché, avec des options disponibles pour PC, Mac et mobile. Il existe même un forfait spécialement conçu pour les cabinets d’avocats.
En savoir plus sur DICMA – http://www.dicma.fr/nos-solutions-professions-liberales-juridiques/
8/ Todoist – To Do : Pour la gestion des tâches juridiques
L’utilisation d’un logiciel de gestion des tâches est parfois une tâche à gérer en soi, mais ce n’est pas le cas avec Todoist, une application de planification de tâches d’une simplicité incroyable. Avec des tâches récurrentes, des sous-tâches et des calendriers, Todoist offre tout ce dont un cabinet d’avocats a besoin pour respecter les délais et les exigences. Et, avec un plugin Gmail, un plugin Chrome et une application mobile, l’ajout de tâches est toujours à portée de clic ou d’une simple pression. Du côté Microsoft, l’application To Do offre des fonctionnalités de gestion des tâches performantes et a l’avantage d’être relié à Office 365.
En savoir plus sur Todoist – https://todoist.com/?lang=fr et To do https://products.office.com/fr-fr/microsoft-to-do-list-app
9/ KeePass – LastPass : Pour la gestion des mots de passe
La multiplication des applications entraîne la multiplication des mots de passe. La meilleur pratique dans ce cas : utilisez un mot de passe unique pour chacune des solutions proposées. Possible avec un gestionnaire des mots de passe.
Pour garder une trace de vos identifiants, vous aurez probablement besoin d’un gestionnaire de mots de passe comme keePass. Avec une extension de navigateur et une application mobile, vous pouvez facilement et automatiquement vous connecter à des applications ou des sites Web avec KeePass. Vous pouvez également stocker des informations de paiement, des notes personnelles et plus encore, toutes entièrement cryptées et totalement inaccessibles à toute personne autre que l’administrateur du compte.
LastPass offre également un outil d’audit de sécurité qui mesure la sécurité de vos mots de passe stockés et de votre mot de passe principal, et les compare ensuite à la sécurité de tous les utilisateurs LastPass
Si vous souhaitez comparer les solutions du marché, lisez notre article sur ce sujet : Les gestionnaires de mots de passe
Vous avez désormais une liste d’applications fonctionnelles et adaptées à votre métier. L’intégration de ces outils est une tâche à part entière sur laquelle nous pouvons vous aider.
Contactez Eric – ec@bluebearsit.com
13 rue des Aulnes
En tant qu’avocats et éditeurs d’une solution de « digitalisation » du droit nous avons en face de nous de nombreux cabinets et services juridiques qui s’interrogent sur les moyens à mettre en oeuvre pour travailler autrement. Et nous faisons un constat simple : chaque besoin est différent. Notre outil est de plus en plus adaptable pour répondre à cette réalité mais cela ne répond qu’à une partie de la question qui est de trouver la bonne configuration, le bon set d’outils, qui, déployés au bon endroit, permettront de mettre en place des améliorations adaptées et adoptées. Chaque organisation, chaque métier du droit, chaque personne va nécessité des outils qui leur correspondent.
Et encore l’usage d’un même outil pourra varier dans une très grande ampleur.
L’intégration est nécessaire pour comprendre ce besoin, mais aussi pour pouvoir se projeter au-delà du bénéfice immédiat de certaines technologies. Il est nécessaire de considérer l’introduction de ces technologies dans une logique de long terme.
Une vision extérieure peut être nécessaire voire souhaitable pour tirer le plein potentiel de cette phase de mutation importante qui s’annonce pour les professions juridiques.