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A quoi sert un AMOA sur un projet informatique ?

Un projet informatique est toujours une étape importante dans la vie d’une entreprise. Le développement d’une solution faisant évoluer le système d’information ou la mise en place d’un nouvel ERP requièrent la compétence de professionnels rompus à la gestion de projets. L’assistance à la maîtrise d’ouvrage (AMOA) est bien souvent incontournable dans ces situations inhabituelles. Mais quel est son véritable rôle ?  

Projet informatique et parties prenantes

Le projet informatique, un projet complexe

Un projet informatique est complexe par définition, et sa conduite doit tenir compte de ses spécificités. Quel que soit l’objectif à atteindre, la création d’un produit, d’un service ou la mise en place d’une solution, la méthode de gestion réclame bien sûr de la rigueur, mais aussi de la souplesse et de l’inventivité.  Les différents intervenant (spécialistes métiers, techniciens, gestionnaires, et éventuellement marketeurs) doivent communiquer autour d’un projet commun,  chacun avec des attentes différentes. La complexité technique n’aide pas à simplifier les échanges, alors que chacun utilise un jargon différent et que le calendrier doit être respecté.

Le MOA, responsable du projet

Le maître d’ouvrage (MOA), autrement dit le client du projet, est à l’origine du projet et en a la responsabilité. Il connaît les besoins fonctionnels et se doit de les exprimer clairement. Il représente les utilisateurs finaux avec lesquels il a justement décrit les besoins métiers, et non techniques. Le MOA est responsable de la réussite du projet et attend donc des résultats concrets.

L 'AMOA, responsable de la réalisation du projet

L’assistance à la maîtrise d’ouvrage (AMOA), représentée par une personne ou une équipe, a la responsabilité de la réalisation du projet. Tout au long de son déroulement, l’assistant à la maîtrise d’ouvrage veille au respect des coûts, des délais et de la qualité. Il conseille le maître d’ouvrage et se positionne comme interface entre lui et le maître d’œuvre (MOE), pour s’assurer que les besoins sont bien compris par le MOE.

Le MOE, le fournisseur de solutions

Dans un projet informatique, le maître d’œuvre (MOE) est soit le fournisseur du projet, soit celui qui réalise l’ouvrage. Le MOE conçoit, ou à tout le moins propose, des solutions techniques répondant au besoin du MOA. Il a le devoir de respecter les coûts et les délais fixés et peut être celui qui effectue les tests avant la livraison, si ceux-ci ne sont pas faits par le MOA.

MOA et MOE, deux entités complémentaires

Au cours d’un projet informatique, le maître d’œuvre et le maître d’ouvrage doivent travailler ensemble, du mieux possible, pour que le projet puisse voir le jour. Tandis que le maître d’œuvre est en charge de la réalisation technique du produit final, le maître d’ouvrage structure le projet et apporte une méthodologie. En fonction du contexte organisationnel, la maîtrise d’ouvrage prend parfois en charge certaines tâches, tels que les tests, initialement dévolus à la maîtrise d’œuvre.

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Pourquoi solliciter un AMOA ?

Faciliter la relation entre client et fournisseur

La gestion de projet informatique est une compétence très pointue qui demande des connaissances spécifiques. Le maître d’ouvrage connaît bien son métier et sait quel produit il veut obtenir, mais il n’a ni le temps ni les connaissances nécessaires pour prendre en charge la gestion d’un projet informatique. L’assistant à la maîtrise d’ouvrage (AMOA) conjugue diverses compétences qui lui permettent de faire le lien entre le MOA et le MOE. Il sait quels sont les besoins fonctionnels d’une entreprise, connaît le langage informatique et les spécificités techniques des outils, et maîtrise parfaitement la gestion de projet.

Confier la gestion du projet à un professionnel

L’assistant à la maîtrise d’ouvrage (AMOA) accompagne l’entreprise tout au long du projet informatique. À chaque étape, l’AMOA applique sa méthode de gestion rigoureuse et l’adapte à chaque cas. C’est pourquoi il est très important que l’assistance à la maîtrise d’ouvrage soit présente dès le début du projet et mette en place des bases solides pour un déroulement sans accroc. Un AMOA présent dès le début d’un projet évite d’importantes pertes de temps dues à une gestion mal maîtrisée.

Champ d’action d’un AMOA

Il existe différents niveaux d’engagement d’un AMOA dans un projet informatique. Selon la demande du maître d’ouvrage, l’AMOA interviendra seulement à certaines étapes du projet, ou bien sera présent de bout en bout, de la définition des besoins au déploiement. Chez Bluebearsit, notre rôle d’AMOA est de vous accompagner tout au long de votre projet informatique, de la phase d’enquête à la mise en place du projet.

Enquête et étude de marché

Lorsqu’il intervient dès l’étape d’enquête et d’étude de marché, l’AMOA détermine les besoins fonctionnels en interrogeant les utilisateurs-clés. Il recense les problèmes rencontrés, définit le “pourquoi” du projet et répertorie les changements que devra apporter le futur outil. Cette synthèse des besoins aboutit à l’élaboration du cahier des charges, document charnière du projet, qui permet au MOE de mettre en œuvre la réalisation technique. L’AMOA réalise ensuite une première étude de marché pour vérifier que le logiciel recherché existe bien.

Sélection de la solution

Lorsque la liste des fonctionnalités recherchées est définie, l’AMOA commence la phase de sélection de la solution logicielle. Il emploie tous les moyens à sa disposition pour trouver l’outil le mieux adapté au besoin du client. Il peut pour cela utiliser les comparateurs en ligne, se renseigner auprès d’entreprises utilisant déjà telle ou telle solution, demander des références aux différents fournisseurs ou encore vérifier leur stabilité financière. Pour faciliter la prise de décision, l’AMOA procède à une phase de tests avec mises en situation et démos de chaque solution sélectionnée.

Pilotage du projet

Le pilotage d’un projet informatique demande d’adopter une méthode de gestion très rigoureuse et méthodique. L’AMOA apporte ses compétences afin d’assurer les missions transversales du projet telles que la planification, le suivi des coûts ou le contrôle de la qualité. Il propose, met en œuvre et surveille les indicateurs. Il contrôle l’application correcte des procédures de gestion du projet et de gestion du risque.

Réalisation et recettage

Lorsque la mise en place d’un module est terminée, l’AMOA s’assure qu’il correspond bien aux spécifications fonctionnelles et techniques présentées dans le cahier des charges. Il accompagne les utilisateurs-clés dans la phase de tests qui permet de vérifier que tout fonctionne conformément aux attentes, et peut également répondre aux questions concernant l’utilisation de l’outil.

Conduite de changement

Lors du déploiement d’un nouvel outil dans une entreprise, la priorité est bien souvent donnée à la technique, au détriment de l’aspect humain et émotionnel. Pourtant, la réussite du projet informatique dépend aussi de l’acceptation, par les utilisateurs, de la nouvelle organisation et des nouvelles missions et tâches associées. C’est à l’AMOA que revient ce rôle de préparation et d’accompagnement au changement.

En résumé

L’assistant à la maîtrise d’ouvrage permet à votre entreprise de gagner un temps considérable. Il met votre projet sur les bons rails dès son lancement, grâce à une méthodologie éprouvée. Outre ses compétences confirmées dans la gestion de projet, un bon AMOA présente des qualités spécifiques. Rigoureux et méthodique, il est également un bon communicant. Il sait écouter, reformuler et approfondir les demandes des utilisateurs pour déterminer les besoins et les traduire en termes techniques, tout comme il sait vulgariser le jargon informatique pour l’adapter aux utilisateurs.  À la jonction entre le MOA et le MOE, l’AMOA est l’interface entre les métiers et la technique.

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Eric Charpentier

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