Qu’est-ce que la visioconférence ?
La visioconférence vous permet de communiquer avec une personne à distance et de profiter du son et de l’image au même instant. Ce qui semblait complexe et couteux il y a quelques années est devenu aujourd’hui accessible et facile d’utilisation. Les progrès techniques ont rendu la visioconférence facile et abordable ce qui a modernisé les relations de travail et faciliter la vie de l’entreprise. En effet, nous sommes plus nombreux à envisager de travailler avec de nouveaux clients situés à l’autre bout du pays. Nous sommes également plus favorables à embaucher des personnes éloignées de nos bureaux mais dont les compétences sont celles recherchées. La visioconférence a éliminé certaines barrières liées à l’éloignement et a contribué de ce fait à une libéralisation des affaires. Mais si l’on regarde en arrière, est-ce l’entreprise qui est à l’initiative de ce mouvement ? A priori non, puisque Skype et Facetime ont été les premières solutions de visioconférence utilisées par le grand public. Le monde des affaires a ensuite embrayé le pas dans cette démarche d’appel audio et video.
Quels sont les avantages de la visioconférence ?
Optimisation du temps et des coûts de déplacement
C’est certainement l’avantage le plus connu et celui qui nous vient à l’esprit dès que l’on évoque la vidéoconférence. Il concerne tous les départements d’une entreprise : le service commercial peut étendre son champ géographique de prospection, le service RH peut convoquer davantage de candidats à distance pour une premier écrémage, le service informatique peut venir en soutien des équipes éloignées pour résoudre des pannes, etc…. En clair, toute l’entreprise gagne en efficacité, proximité et réduction de coûts.
Communication facilitée
Cela arrive très fréquemment d’interpréter le message d’un email et de le tourner soit à son avantage soit au contraire d’en faire une attaque personnelle. Lors d’une visioconférence, les participants peuvent observer les indices visuels importants dans le langage corporel des clients, partenaires et collègues. Les expressions de satisfaction, de préoccupation ou de compréhension peuvent être appréciées plus facilement que par une myriade de courriels, de messages instantanés ou de messages vocaux, ce qui fait de la vidéoconférence une alternative efficace au présentiel.
Fidélisation des employés
La mobilité offerte par la visioconférence contribue positivement à la fidélisation des employés. La réduction des déplacements permet de mieux concilier la vie professionnelle et la vie privée. Les employés peuvent choisir de travailler à domicile un jour par semaine pour réduire les frais de déplacement domicile-travail. Les employés distants peuvent toujours entretenir des relations étroites avec les membres de l’équipe, car les interactions en face à face en temps réel de la vidéo sont plus riches que toute autre alternative aux réunions en présentielles. L’entreprise y trouve son intérêt dans la rétention de ses équipes et dans l’optimisation de l’espace de travail.
Présentéisme aux réunions augmenté
La participation des équipes internes aux réunions de travail est augmentée lorsqu’elles sont organisées par visioconférence. La première raison somme toute évidente est la possibilité de convier plus facilement les personnes éloignées. Aussi, on constate que les réunions organisées par visioconférence permettent la prise de décision plus facilement. Les participants ont moins le sentiment de perte de temps et connaissent l’efficacité de ce type de réunions. De plus, les capacités d’enregistrement vidéo impliquent que, si nécessaire, toutes les personnes conviées à la réunion auront la possibilité de revenir sur les premiers échanges plutôt que de retarder ou de ne pas assister aux réunions.
Quels sont les critères de sélection d'une solution?
Avant de rentrer dans les critères de choix de votre solution de visioconférence, il est utile de bien différencier le logiciel qui vous permettra d’organiser des visioconférences du matériel audio et vidéo qui vous permettra de le mettre en pratique. En effet, si vous êtes auto-entrepreneur ou que votre recherche de solutions de visioconférence concerne une TPE, l’installation du logiciel sur votre PC contenant un micro et une caméra suffira. En revanche, si votre besoin est dédié à une entreprise de taille moyenne dont l’organisation de visioconférences est fréquente avec de nombreux participants, voici les critères de choix judicieux :
Nombre de participants
Pensez au nombre de participants susceptibles d’assister régulièrement à vos conférences. Avec certains logiciels, vous pouvez vous connecter gratuitement avec une poignée de participants. D’autres logiciels se sont spécialisés dans la connexion d’un grand nombre d’utilisateurs.
Facilité d’utilisation
Ne laissez pas une interface utilisateur peu conviviale freiner votre activité. Sinon, vous risquez de débuter votre réunion par ce même commentaire que l’on entend à chaque visioconférence : « si ça veut bien marcher » ou encore « on va basculer vers un appel audio ». Vous finirez par lasser vos participants et manquerez d’avoir tout le monde présent lors de vos réunions.
Type de réunions
Avec certains services haut de gamme, vous pouvez lancer différentes salles virtuelles de réunions en fonction du type que vous souhaitez organiser. Par exemple, vous organisez des forums ouverts de questions et réponses où tout le monde peut donner son avis ? Vous faites une présentation ou une conférence et vous préférez que les participants soient mis en sourdine ? Interrogez-vous sur les types de réunions que vous organisez le plus fréquemment afin d’orienter correctement votre recherche de solutions.
Flux vidéo
Bien que de nombreux services de visioconférence se vantent d’accueillir des centaines, voire des milliers de participants à la fois, ils limitent généralement le nombre de flux vidéo. Cependant, d’autres ne le font pas. Il vous sera utile de savoir qui appliquent ces restrictions et comment elles sont appliquées. La qualité du flux vidéo est primordial.
Expérience mobile
Les réunions en visioconférences sont organisées fréquemment à cause de l’impossibilité de réunir tout le monde dans la même salle. Ceux qui se trouvent éloignées ont parfois seulement leurs smartphone comme outils de connexion. Essayez le service de visioconférence sur tablettes ou smartphones pour vous assurer que les participants vivent une expérience aussi positive que ceux qui se connectent via leurs ordinateurs de bureau.
Enregistrement vidéo et audio
L’intérêt d’une réunion peut se résumer très souvent à quelques échanges à ne pas manquer. La capacité d’enregistrement vidéo et audio est essentielle si vous avez besoin de revenir en arrière et de rejouer ces instants décisifs. De plus, une archive en ligne des réunions passées peut être utile. Faites attention à l’espace d’enregistrement dont vous disposerez. Beaucoup de ces services stockent les enregistrements dans le cloud et limitent l’espace de stockage de chaque utilisateur.
Partage d'écran
Le partage d’écran maintient l’engagement des participants et rend une réunion plus interactive. Si vous avez besoin d’expliquer les détails d’une présentation ou de montrer à un employé à distance comment accéder à certains documents, le partage d’écran peut vous aider à le faire plus efficacement.
Intégration d'applications
De nombreuses solutions de visioconférence vous permettent d’intégrer des applications tierces, telles que Microsoft PowerPoint. L’intégration d’un logiciel que vous possédez déjà avec un système de visioconférence peut vous aider à importer des présentations et à partager des documents. De plus, de nombreux services offrent la possibilité de prendre des notes et certains permettent aux participants d’ajouter leurs propres notes. Réfléchissez aux applications que vous utiliserez avec votre système de conférence et à l’influence que vous voulez que les participants aient sur une réunion. Une autre intégration à prendre en compte est celle de votre calendrier ou de votre client de messagerie. Certains services de visioconférence fournissent des plugins pour des programmes comme Google Calendar et Outlook avec Teams. Cela vous permet de planifier rapidement et facilement des réunions.
13 rue des Aulnes