Installer un ERP dans votre entreprise

Pourquoi se doter d'un ERP ?

Votre entreprise grandit et devient de plus en plus complexe. Chaque département développe ses propres méthodes d’organisation tandis que le partage de la base de données de l’entreprise donne souvent lieu à des incohérences telles que des doublons et des erreurs. Lorsque la gestion opérationnelle est freinée par les outils utilisés, il est temps de passer à l’ERP, ou d’en changer. En fluidifiant les processus opérationnels, l’ERP vous permettra de gagner du temps, d’améliorer la performance de vos services et d’optimiser les coûts.

Des modules indépendants et fonctionnels

Chaque département de votre entreprise a besoin d’applications informatiques spécifiques. L’ERP vous permet de gérer tous les processus opérationnels de votre entreprise de façon homogène, grâce à des modules indépendants, compatibles entre eux. Chaque service peut communiquer avec les autres départements de façon fluide, en utilisant une interface adaptée à ses besoins, et sur la base de processus communs à toute votre entreprise.

Une base de données commune

L’ERP utilise une base de données unique et commune à toute l’entreprise. Un seul outil permet de gérer et de synchroniser les données de tous les départements, qu’il s’agisse de la production et de l’opérationnel, ou des fonctions support. Chaque donnée, quel que soit le service qui l’exploite, est ainsi utilisée de façon optimale, sans perte, erreur ou doublon.

Qu'est-ce qu'un ERP ?

L’ERP, Enterprise Resource Planning en anglais, est également appelé progiciel de gestion intégrée en français (PGI). Le progiciel est un logiciel destiné aux professionnels qui intègre de multiples fonctions. La particularité d’un ERP est de pouvoir faire coopérer toutes les applications de tous les départements de votre entreprise en utilisant une base de données unique.

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Vous avez un projet fonctionnel?

ERP on-premise

Lorsque vous décidez d’installer un ERP dans votre entreprise, vous avez le choix entre deux solutions. La classique « on-premise », ou « sur site », est encore la plus répandue. L’ERP on-premise fonctionne uniquement en local, c’est-à-dire qu’il utilise le réseau interne de l’entreprise et une base de données locale. Ce type d’ERP doit être installé sur le disque dur des postes de travail ou sur le serveur de votre entreprise, et nécessite l’achat d’une licence.

 

ERP dans le Cloud

L’autre solution, qui se développe de plus en plus, est l’ERP dans le Cloud. Ce type d’ERP consiste à externaliser le stockage de vos données sur le serveur de l’éditeur, auquel vous avez accès via un moteur de recherche. Pour cet ERP, vous avez le choix entre l’abonnement et l’achat d’une licence. Les mises à jour sont régulières et automatiques et sont incluses dans l’abonnement.

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Quels sont les flux métiers gérés par l'ERP ?

L'ERP et l'exploitation/production

L’ERP est un outil extrêmement utile pour vous aider à gérer les coûts de production de façon optimale. L’automatisation des processus de calcul des coûts d’achat, de production, de transport et de revient vous permet de minimiser le risque d’erreur et de fixer vos prix au plus juste. La mise en commun de vos données via l’ERP rend la traçabilité très efficace. Vous pouvez accéder en permanence à des informations détaillées, à chaque étape de la production. 

L'ERP et les fonctions supports

L’utilisation de l’ERP permet une administration fluide des opérations de chaque métier et transversalement, entre tous les métiers. Les services achats, logistique et comptabilité utilisent une interface adaptée à leur activité tout en communiquant facilement entre eux, pour une maîtrise optimisée des opérations. De l’approvisionnement au système de commandes, en passant par la gestion du stock et la facturation, l’ERP rend les flux transparents et faciles à contrôler.

Un ERP peut être couplé avec un CRM dans le cadre d’une démarche de satisfaction/gestion de la relation client. Vous avez ainsi la possibilité de mettre en commun toutes les informations relatives à un client afin de parfaire la connaissance de son profil et d’anticiper ses besoins.

Quelle marche à suivre pour installer un ERP ?

Il existe divers ERP sur le marché, produits par des éditeurs différents. Ces sociétés conçoivent et développent des ERP qui présentent chacun des particularités. En tant qu’assistant à la maîtrise d’ouvrage (AMOA), nous vous accompagnons tout au long du processus d’acquisition, jusqu’à la mise en place de l’ERP. Nous vous aidons à  choisir l’ERP le mieux adapté à votre organisation et jouons le rôle de coordinateur entre vous et l’éditeur. Lorsque vous nous confiez le déploiement d’un ERP, nous observons quatre phases cruciales qui permettent de répondre à vos besoins et à vos contraintes.

Phase de cadrage

La phase de cadrage, lors de la mise en place d’un nouvel ERP, consiste à établir un schéma global du périmètre fonctionnel et organisationnel de votre entreprise. Nous cherchons à déterminer comment votre entreprise est organisée, quels sont les services et les principaux utilisateurs inclus dans les divers processus. Cette phase est une vue d’ensemble servant à comprendre votre organisation. Dès cette phase, nous impliquons les utilisateurs finaux pour connaître leurs besoins et leurs exigences.

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Phase d'analyse des besoins

Lors de la phase d’analyse des besoins, nous nous entretenons avec les principaux utilisateurs de façon approfondie. Les audits permettent de clarifier précisément vos attentes, tant d’un point de vue fonctionnel que technique. Nous établissons clairement toutes les exigences à respecter, tous les processus et toutes les interconnexions entre eux.

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Phase de sélection

L’analyse des besoins terminée, nous enchaînons par une phase de pré-sélection d’ERP, parmi tous ceux disponibles sur le marché. Nous nous basons pour cela sur nos propres retours d’expériences et sur des études comparatives. Lorsque la pré-sélection est faite, nous réalisons des études de démo (proof of concept) afin de tester un même scénario sur chaque ERP sélectionné. Les résultats de ces tests donnent lieu à une évaluation de chaque outil grâce à une liste de pour et de contre pour chacun.

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Phase d'implémentation

L’implémentation arrive juste avant le déploiement et consiste à installer progressivement le logiciel dans tous les départements de votre entreprise. Cette phase permet de vérifier toutes les fonctionnalités de l’ERP et de faire les ajustements nécessaires le cas échéant. Elle inclut la reprise de données, que celles-ci proviennent d’un ancien ERP ou pas, la formation du personnel et le recettage.

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Étape de déploiement

Le déploiement est l’étape finale du projet d’installation d’un ERP. Lorsque tous les tests sont concluants et que les utilisateurs-clés sont formés, l’ERP est prêt à être utilisé par tous les autres utilisateurs. Cette étape est planifiée environ un mois après la fin de l’installation complète de l’ERP. Nous recueillons alors les retours des utilisateurs et procédons à quelques ajustements. Dans l’ensemble, l’assistance relative à l’utilisation de l’ERP est faite par l’éditeur, à moins que vous souhaitiez continuer notre collaboration par un contrat d’infogérance.

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L'accompagnement

Nous sommes très attentifs à l’implication du personnel tout au long des différentes phases de la mise en place du projet. Nous accompagnons les futurs utilisateurs de l’ERP pour qu’ils soient baignés dans ce nouvel environnement, et pour faire disparaître les réticences le plus vite possible. La transition se fait alors dans les meilleures conditions et de façon fluide.

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Eric Charpentier

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