Migration data: qu’est-ce qu’un projet de migration de données ?
Un projet de migration de données ne se limite pas au simple déplacement de fichiers d’un environnement vers un autre. C’est un projet plus global, qui nécessite une réflexion d’ensemble sur la manière de consommer vos données.
La première question à se poser est : pourquoi migrer mes données ? Si la raison pour laquelle vous l’envisagez est un manque d’espace mémoire, par exemple, une simple augmentation de la taille du stockage pourra y remédier tout aussi efficacement.
C’est pourquoi la première étape de notre accompagnement consiste à vous amener à réfléchir à votre manière de collaborer en équipe et d’organiser la production, la consommation et l’archivage de vos données.
Cela vous permettra de bien choisir le nouvel environnement de stockage de vos données. Ce dernier doit en effet vous permettre de gagner en efficacité et en partage d’informations au sein de l’équipe.
Un projet de migration de données peut s’avérer long et complexe à mettre en œuvre, dans certains cas. Tout dépend de la volumétrie de données à migrer, de la taille et de la complexité de votre organisation.
Dans tous les cas, nous appliquons une méthodologie fonctionnelle structurante, pour mener le projet à bien de façon efficace.
Pourquoi migrer ses données ?
Plusieurs raisons peuvent vous inciter à envisager de migrer vos données dans un nouvel espace de partage et de stockage de la data.
En voici quelques exemples :
Parfois, le conteneur (ou environnement) dans lequel se trouvent actuellement vos données manque de fonctionnalités : il ne permet pas, par exemple, la coédition, le partage, l’accès aux fichiers via une application, ou encore le versionning. Ce sont des fonctionnalités auxquelles une migration vers Office 365, par exemple, pourra vous donner accès.
Dans d’autres cas, le conteneur est trop coûteux, en exploitation et/ou en administration.
Cela se produit, notamment, lorsque le serveur de fichiers est insuffisamment exploité. C’est le cas, par exemple, quand une part importante de son utilisation était liée à un ERP qui a été basculé vers un autre environnement, libérant ainsi un espace laissé inexploité depuis.
Le rapport coût (acquisition serveur + maintenance + licence) / espace exploité n’est alors plus équilibré.
Une migration de données peut également s’inscrire dans le cadre d’un projet de migration plus global.
Par exemple, une migration de la messagerie de l’entreprise entraîne de facto la migration des données qui lui sont rattachées.
La méthodologie fonctionnelle de migration
La mise en œuvre d’une méthodologie précise et éprouvée est indispensable à la réussite d’un projet de migration de data. Elle nécessite la combinaison de compétences techniques et fonctionnelles.
Nous débutons toujours avec un travail réalisé par nos équipes fonctionnelles, sur la manière de consommer la donnée dans votre organisation. Ensuite, les étapes s’enchaînent entre la technique et le fonctionnel.
Interview des utilisateurs
La première étape de notre intervention consiste à comprendre les usages quotidiens des utilisateurs sur l’arborescence actuelle. Nous nous projetons également dans la manière d’organiser le prochain environnement, pour qu’il corresponde à ces usages et à l’organisation interne.
On parle ici très concrètement de la division des répertoires, organisés par processus/métier/projets… Chaque arborescence est unique et correspond à l’entreprise.
Il s’agit aussi de faire appliquer la stratégie de sécurité et de gouvernance souhaitée par la direction : en définissant les autorisations de partage vers l’externe, par exemple. Quand c’est nécessaire, nous sollicitons un arbitrage sur ces sujets.
Proposition d’arborescence
La conception de la nouvelle arborescence (organisation des fichiers) nous permet dans de nombreux cas de vous proposer des améliorations par rapport à l’arborescence initiale.
Par exemple, en faisant remonter au 1er niveau des fichiers utilisés quotidiennement par vos équipes, qui étaient jusqu’alors classés en 3ème niveau (et donc, peu accessibles). Cela vous fait gagner du temps et facilite votre travail au quotidien.
C’est tout l’intérêt de l’audit technique mené au préalable, qui fait apparaître les priorités d’usage de vos collaborateurs au cours des interviews réalisées par notre équipe technique.
Mise en place d’un process de suivi
Nous effectuons également un suivi de la matrice d’accès.
Nous l’intégrons dans vos process internes de fonctionnement, notamment vos process RH ou d’archivage (tous les mois de janvier, par exemple, on archive les dossiers de l’année N-2). Nous tenons compte, notamment, de vos contraintes business et des obligations légales.
Souvent, il existe déjà dans l’entreprise une procédure rédigée et partagée : syntaxe de nommage des fichiers pour faciliter les recherches, par exemple, ou encore interdiction de créer des dossiers sans validation préalable par un comité d’arbitrage.
Dans le cas contraire, nous pouvons vous aider à un établir une si nécessaire.
La méthodologie technique de migration
Les différentes phases de la méthodologie technique et fonctionnelle que nous appliquons restent valables, quels que soient les environnements de migration.
Après une phase préalable d’intervention de nos équipes fonctionnelles, on entre dans une phase technique, qui comporte elle aussi plusieurs étapes.
Audit
Pour que la méthodologie d’ensemble fonctionne, elle doit s’appuyer sur des données fiables et une bonne compréhension des usages internes.
On commence donc par effectuer un audit statistique, grâce à un outil qui scanne l’ensemble des données à migrer.
On en retire :
- Des métriques sur la consommation de la data
- Une meilleure compréhension de la façon dont sont consommées les données
Par exemple : 80% des données n’ont pas été modifiées depuis plus de deux ans. Elles devront alors être archivées.
Ou encore : 20% des données sont utilisées quotidiennement, mais sont positionnées trop loin dans l’arborescence. Dans ce cas, on les placera différemment dans la nouvelle organisation.
Matrice d’accès - Sécurité
On travaille ensuite sur une matrice d’accès qui permet d’établir différents profils, en fonction des utilisateurs et de leur métier.
On établit des droits d’accès qui sont granulaires, en différenciant les utilisateurs qui ont des droits en lecture et écriture, de ceux pour lesquels la seule consultation est autorisée, et enfin ceux qui n’ont pas du tout accès aux dossiers concernés.
Il s’agit d’une problématique de sécurité et de confidentialité de certaines données.
Les matrices d’accès font l’objet de mises à jour régulières : chaque départ ou arrivée de collaborateur, notamment, nécessite de redéfinir les droits d’accès.
Copie de la data
On procède ensuite à la copie des données à migrer. L’utilisation d’un outil de synchronisation est nécessaire, notamment lorsque le volume de données à traiter est important.
On effectue d’abord une première version complète, puis une copie quotidienne des données en différentiel jusqu’au jour de la bascule (qui correspond au jour où les membres de l’entreprise commencent à travailler dans le nouvel environnement).
Mise en place des accès utilisateurs
Dans le laps de temps qui s’écoule entre les deux opérations (copie des données et bascule), nous préparons les accès et mettons en place la matrice de sécurité des droits.
Nous installons l’outil, mettons en place la procédure, communiquons les accès aux utilisateurs, etc…
Cette phase fait l’objet d’un accompagnement au changement vis-à-vis des équipes concernées. Nous les guidons dans la découverte de l’espace de partage, de la nouvelle messagerie, de teams, du planner…
L’apparition de nouveaux outils collaboratifs induit en effet une façon différente d’utiliser et de partager la data, qu’il est nécessaire de s’approprier.
Les cas de figure récurrents de migration de données
Voici les cas de figures récurrents que nous rencontrons chez BlueBearsIT et qui motivent la migration de données.
Serveur multitâches vers un espace partagé de type SharePoint
Dans de nombreuses sociétés, l’usage informatique a longtemps été basé sur un serveur multi-rôles qui gérait à la fois : les authentifications utilisateurs, l’ERP, la partie serveur de fichiers, et la messagerie.
Les services de messagerie et les ERP étant aujourd’hui très largement déployés en SAAS, la question se pose pour elles de conserver – ou non – un serveur, uniquement pour l’hébergement des fichiers. On peut alors choisir de basculer tout ou partie de leurs données vers le cloud, en fonction de différents paramètres, tels que la bande passante ou la nature des données traitées.
Par exemple, dans le cas d’une entreprise utilisant des outils de CAO- DAO, les fichiers produits pèsent généralement plusieurs Giga. La bascule vers le cloud et le travail en coédition ne seront alors pas possibles.
Rapprochement d’entreprises
A l’occasion du rachat d’une entreprise ou du rapprochement avec une filiale qui n’utilise pas les mêmes serveurs de fichiers, la question de la mutualisation des données se pose pour permettre aux équipes de collaborer plus efficacement.
Ces situations peuvent donc également donner lieu à une migration des données, de l’une ou des deux entités, vers un nouvel environnement commun.
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