Qu’est-ce qu’un cahier des charges d’une infrastructure informatique

C’est un état de l’architecture actuelle dont la gestion, le maintien et l’évolution visent à être confiés à un prestataire nouveau OU à être renouvelés par les équipes en interne.

Il est souvent associé à un projet de refonte et/ou de migration. Le besoin peut se limiter à la mission en elle-même ou peut découler sur l’infogérance de la nouvelle infrastructure en question.

L’entreprise qui émet ce cahier des charges va rechercher par cette opération l’atteinte des objectifs suivants : garantir l’alignement de son IT à l’évolution des besoins business,  libérer les capacités d’évolution de son infra en terme de ressources (calcul, stockage, mémoire) et disposer de services performants et hautement disponibles.

Ca s’applique aussi bien à une infra hébergée/externalisée ou on-premises.

L’idée du cahier des charges est de recenser les besoins, les contraintes de la façon la plus précise afin de permettre au candidat de répondre dans un cadre clair, transparent et objectif.

L’attente est d’en obtenir des réponses valables et de choisir le meilleur prestataire possible.

L’importance du cahier des charges

Il s’agit d’une démarche structurante pour le projet. On peut parler de véritable gestion de projet. Ce document en est donc le premier livrable. Il sert aussi en quelque sorte de cadrage du besoin.

Le chef de projet s’appuie sur ce cahier des charges pour ensuite analyser les réponses écrites des candidats. A ce stade, il peut analyser les écarts entre le CdC et les réponses et exclure certains candidats dès le premier tour. S’ensuit un second tour sous la forme de soutenance qui permet de sélectionner le ou les candidats selon le découpage réalisé.

Outre l’utilité très forte dans la gestion du projet de refonte de l’infra au global, on en déduit que cette démarche (CdC) permet deux actions essentielles dans ce projet  : aider les prestataires à chiffrer et aider l’entreprise à comparer les solutions techniques et budgétaires.

Aide au chiffrage

Défini les contraintes budgétaire/planning et compétences.

La réponse faite par les candidats devra prendre en compte le contexte fonctionnel et technologique du client mais également les contraintes de temps pour ce qui est de l’exécution.

Une matrice de prix unitaire peut être demandé afin d’évaluer le budget associé aux services (hébergement, fournitures de ressources, de licences, infogerance, supervision…) qu’il est prévu d’utiliser dans le cadre du futur projet d’hébergement et/ou infogerance.

Il est également demandé un chiffrage précis pour la mission de refonte et/ou de migration de l’infra.

Le chiffrage est très fréquemment demandé sur plusieurs années et découpé en OPEX/CAPEX.

Aide à la comparaison

La définition d’une matrice de questions ou matrice de conformité souvent techniques et discriminantes permet de comparer et d’aider à la sélection du futur prestataire.

Les éléments administratifs et financiers sont aussi demandés afin de comparer les candidats sur leur capacités et leur expériences.

Des références sont également exigées afin de vérifier la capacité à reproduire à une échelle comparable le projet concerné.

Source de solutions techniques

Il ne faut pas ignorer qu’il s’agit également d’une opportunité pour l’entreprise à l’initiative du CdC de bénéficier d’idées ingénieuses sur les solutions en terme d’architecture cibles des postulants. Les pré-requis et le périmètre limite les possibilités mais dans ce champ d’action, les candidats peuvent imaginer des infra novatrices afin de se démarquer en terme de coût, d’accessibilité, de sécurité et de résilience.

Le rôle de l’AMOA

Au vu de la complexité de la tâche à réaliser un CdC complet, celcui-ci est souvent confié à un expert en la matière. Le rôle de l’AMOA dédié à la rédaction du CdC est d’interroger les dirigeants et responsables informatiques (DSI, RSSI) sur le périmètre actuel, les souhaits d’évolution et le niveau de délégation souhaité. L’AMOA a aussi un rôle de neutralité dans le dépouillement des offres et dans son rôle de conseil lors du choix du prestataire. L’AMOA peut être un cabinet spécialisé en la matière ou un prestataire en infrastructure comme BlueBearsIT.

La structure du cahier des charges

Un cahier des charges est très souvent conçu de la même manière quel que soit l’émetteur ou la nature du projet. Avant de vous présenter les parties clés du CdC liés à la technique, il contient toute une partie sur le déroulé de la consultation (dates des différentes étapes et nature des livrables) et les exigences contractuelles (conditions tarifaires, assurances, résiliation).

Présentation de l’existant

Il présente tout d’abord une vue d’ensemble de l’infrastructure actuelle. Puis, il va présenter en détails chaque élément clé de l’infra actuelle à savoir : applications et services publiés, l’infrastructure locale et externalisée, la connectivité réseau, les environnements applicatifs avec la partie système sur lesquels ils reposent (windows server par exemple) puis les bases de données, la partie calcul, stockage, réplication sauvegarde, supervision, licensing.

Il est également possible que certains éléments de l’archi actuelle soient déclarés comme hors périmètre. Cad, ce sont des éléments qui ne seront pas à migrer voir n’y à infogérer. Il peut s’agir d’un département auto-suffisant ou hors du business récurrent (R&D par exemple), disposant de sa propre infra dont l’évolution ou la maturité actuelle n’est pas obsolète.

Présentation de l’architecture cible

La présentation de la cible est le cœur du cahier des charges. Il définit très précisément ce qui est attendu tant sur le plan technique que sur le plan stratégique. En effet, la refonte d’une infra ou sa migration vers des environnements plus avancés vont lui permettre de gagner en agilité et en réactivité, qualités attendues par les métiers. Il s’agit donc de préciser les objectifs stratégiques évoqués, puis les objectifs techniques à savoir (externaliser, moderniser, déplacer l’infra d’un environnement vers un autre en mode lift-and-shift, virtualiser…) et les impératifs en terme de timing et de limitation d’impact sur le business (continuité de service).

Puis, la CdC va préciser point par point ce qui est attendu. Il va donc reprendre les éléments existants et les détailler dans ce qui est attendu : hébergement, réseau, sauvegarde, PRA, stockage, supervision…

Présentation de l’architecture cible

La présentation de la cible est le cœur du cahier des charges. Il définit très précisément ce qui est attendu tant sur le plan technique que sur le plan stratégique. En effet, la refonte d’une infra ou sa migration vers des environnements plus avancés vont lui permettre de gagner en agilité et en réactivité, qualités attendues par les métiers. Il s’agit donc de préciser les objectifs stratégiques évoqués, puis les objectifs techniques à savoir (externaliser, moderniser, déplacer l’infra d’un environnement vers un autre en mode lift-and-shift, virtualiser…) et les impératifs en terme de timing et de limitation d’impact sur le business (continuité de service).

Puis, la CdC va préciser point par point ce qui est attendu. Il va donc reprendre les éléments existants et les détailler dans ce qui est attendu : hébergement, réseau, sauvegarde, PRA, stockage, supervision…

Découpage en lots

Très fréquemment, le CdC est découpé en lots. En d’autre termes, il est découpé en missions principales qui peuvent être sous-traitées à un ou des partenaires. Cela permet de répondre à plusieurs sur un CdC conséquent dont les compétences exigées sont nombreuses et élevées. Néanmoins, il y a toujours un seul candidat qui porte la réponse au global et présente via des documents spécifiques, l’offre des sous-traitans.

Quels sont les contexte nécessitant un cahier des charges ?

Il y a principalement deux contextes de rédaction d’un CdC dans le cadre d’une infrastructure informatique.

Infogérance d’une infrastructure informatique

Le contexte de l’infogérance est l’expression de la volonté de recentrer ses équipes informatiques sur le cœur de métier de l’entreprise et plus particulièrement sur le déploiement des applications métiers et sur les projets de transformation du système d’information.

Le cœur du Cdc va donc être de confier la gestion, l’exploitation, la supervision et l’administration d’une infra on-premises ou externalisée.

Refonte/migration d’une infrastructure informatique

Le contexte d’une refonte ou d’une migration d’une infrastructure peut-être suite à un incident majeur intervenu ou de la vétusté des équipements ou encore d’une évolution de la stratégie de développement dont l’infra ne peut supporter davantage.

Les objectifs associés à ces cas de figure sont de sécuriser l’infra et de garantir une continuité de service (résilience). Cet objectif est lié au contexte d’un incident.

Il peut s’agir de renouveler et mettre à niveau son infra et d’en profiter pour l’optimiser (vétusté de l’infra)

Enfin, l’un des objectifs principaux et surtout lors d’une migration vers une infra externalisée, il s’agit d’optimiser les couts d’exploitation de l’infra au regard des ressources réellement consommées (bénéfice majeur du cloud : payer à l’usage).

Le contenu du cahier des charges selon le contexte ?

Le contenu du CdC selon le contexte est sensiblement le même. Il va nécessairement définir lé périmètre actuel dans les deux cas. Il sera différent sur la notion de service d’hébergement et d’infogérance pour l’un et sur la prestation de migration pour l’autre.

Contenu du cahier des charges pour l’infogérance d’une infrastructure informatique

Dans ce contexte de CdC d’infogérance et/ou d’hébergement sans tenir compte d’une migration ou d’une refonte d’infra, le CdC va préciser les modalités de responsabilité du futur prestataire en le situant sur les différentes couches du SI. En d’autres termes, il va préciser à quel niveau est attendu l’intervention du prestataire : admin sur l’OS (système d’exploitation) , admin sur l’HP (hyperviseur), admin sur la partie applicative, admins sur l’infra (machine).

Il sera également demandé de préciser les SLA attendues en terme de RTO et RPO.

Il sera également demandé de préciser son mode opératoire en phase probatoire cad prise en charge, puis en phase de service régulier et en phase de réversibilité.

Enfin, il sera questionné sur les instances gouvernance cad, les comités stratégiques (missions, fonctionnement, participants) et les comités techniques de pilotage et les comités de crise.

Contenu du cahier des charges pour la refonte/migration d’une infrastructure informatique

Il est très fréquent que la partie migration/refonte soit un lot à part dans le CdC incluant également l’infogérance et l’hébergement.

Sur cette partie, il y a naturellement la description de l’existant puis de l’architecture comme évoqué ci-dessus. Les spécificités à cette partie sont liées à la manière de gérer le projet. Le candidat devra répondre donner des détails sur l’équipe projet, les instances et le plan qualité. Ensuite, il devra détailler la méthodologie de migration et/ou de refonte en précisant le plan de mise en œuvre, le transfert des données, les procédures de bascule des systèmes assorti d’un planning détaillé sur activités et charge de travail.

Sur la phase de migration, il devra fournir une méthodo pas à pas en détaillant les différentes phases : lancement, mise en œuvre des solutions, pré-prod, migration, formation et recettes provisoire et définitives. Le cas échéant, il devra préciser la partie service de support et de maintenance post-migration.

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