Choisir son ERP

Le choix d’un ERP, progiciel de gestion intégrée (PGI ou ERP) est une étape importante pour une entreprise, car elle entraîne des conséquences sur le long terme. Le choix d’un ERP implique d’évaluer précisément vos besoins, de les traduire en fonctionnalités et de déterminer quel ERP, parmi tous ceux disponibles sur le marché, peut répondre à vos attentes. Toutes ces étapes font partie d’un processus complexe qui requiert de l’expérience et de la méthode. Mieux vaut alors prendre le temps de la réflexion et se faire aider en confiant cette mission à un assistant à la maîtrise d’ouvrage (AMOA). Ce partenaire sera à même de vous conseiller, de vous guider et de vous accompagner tout au long de cette transition critique.

Avant la sélection de l'ERP

Sélectionner un ERP va bien au-delà de l’acte de choisir, et le travail en amont de ce choix est crucial. En tant qu’AMOA, nous prenons le temps d’analyser minutieusement les besoins de votre entreprise pour vous aider à choisir l’ERP qui se rapprochera le plus de vos exigences.

Dans un premier temps, il est indispensable d’établir un état des lieux fonctionnel de l’entreprise, par le biais de techniques d’enquête éprouvées et d’entretiens auprès des utilisateurs-clés. Cette étape nous permet de recenser, dans chaque département, les diverses tâches effectuées, de recueillir les problèmes rencontrés et d’analyser les besoins. Nous pouvons ainsi déterminer avec précision les besoins de chaque département et les traduire en termes de fonctionnalités.
À ce stade, nous réalisons une première vérification du marché, une étape cruciale qui permet de vérifier que le logiciel que vous recherchez existe bien.

Synthèse des besoins

Suite à la phase d’enquête, lorsque tous les processus sont recensés, nous établissons des diagrammes de modélisation des différents processus (flow charts). Les représentations graphiques de processus nous permettent de mettre en lumière les difficultés présentes et d’organiser les besoins exprimés. Cela permet dans un second temps de rédiger la note de cadrage, document synthétique reprenant les objectifs fixés et les contours du projet. Enfin, nous clôturons cette phase par l’élaboration d’un cahier des charges, document officiel qui permettra de recenser de façon très détaillée les modalités du déroulement du projet, en tenant compte des contraintes et des risques.

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Présélection et sélection de l'ERP

Analyse approfondie de l'offre

Lors de la phase de présélection, nous nous servons de tous les moyens utiles pour trouver l’ERP qui sera vraiment adapté aux besoins de votre entreprise. Notre méthode de pré-sélection s’appuie sur divers critères.

  • Nous prenons en compte plusieurs sources pour analyser le marché : comparateurs en ligne, demande de références aux différents éditeurs et renseignements auprès d’autres entreprises qui utilisent l’ERP afin de recueillir leur avis.
  • Nous étudions le coût global de l’ERP, en tenant compte, non seulement du prix de l’outil, mais également des coûts annexes relatifs à sa mise en place.
  • Nous vérifions la stabilité financière de l’éditeur pour garantir le service après-vente dans le futur, tout en nous appuyant aussi sur sa notoriété pour juger de sa solidité.
  • Nous évaluons le degré de flexibilité de l’ERP afin de déterminer s’il est ergonomique, simple et efficace, et si l’éditeur compte faire évoluer ses modules.
  • Nous contrôlons que le logiciel couvre bien tous les flux requis et que les paramétrages peuvent être faits facilement, sans systématiquement faire appel à l’éditeur.
  • Nous vérifions la sécurisation des données, notamment lorsque celles-ci sont hébergées en externe, dans le Cloud.
  • Enfin, nous nous assurons qu’un support utilisateur efficace est fourni à la fin de notre mission.

Mise en situation/Démo

Lorsque cette première étude est faite, nous établissons une pré-sélection d’ERP qui correspondent à vos besoins. Nous passons alors à une phase de tests en nous appuyant sur la phase d’analyse des besoins faite en amont. Nous vérifions que ces derniers sont applicables aux différents ERP. Pour cela, nous créons des scénarios de simulation et réalisons des démonstrations de faisabilité.

Prise de décision

Pour vous aider dans le choix définitif de l’ERP qui convient à votre entreprise, nous établissons une matrice de décision, c’est-à-dire le pointage précis de tous les pour et contre de chaque ERP, en fonction de l’importance des critères définis. Nous utilisons pour cela divers outils (tableau de pondération, diagramme de Kiviat, etc.) qui nous permettent d’établir clairement les éléments favorables et défavorables de chaque solution. Avec notre aide, vous pouvez alors faire le meilleur choix.

Après la sélection

Négociation

Après la sélection, nous sommes toujours présents à vos côtés pour vous aider à négocier un accord équitable avec l’éditeur. Certains coûts non négligeables peuvent être revus à la baisse, tels que la maintenance ou les droits de licence par exemple. Ces qualités pour la négociation peuvent aussi nous amener à intervenir, en tant qu’intermédiaire et hors projet d’installation d’ERP, lorsque vous avez des difficultés à communiquer avec l’éditeur du logiciel.

Cadrage applicatif

La sélection de l’ERP est immédiatement suivie de de que nous appelons le « cadrage applicatif ». Cette étape consiste à identifier clairement les écarts entre la solution idéale et la solution retenue. Nous nous attachons alors à établir quelles sont les fonctions souhaitées mais non exprimées, celles qui ont été exprimées mais ne sont pas couvertes par le logiciel, mais aussi les fonctions qui n’ont pas été exprimées mais qui existent.

Phase d’implémentation

La phase d’implémentation fait suite à la sélection. Cette phase prend du temps, car nous installons progressivement l’ERP dans tous les départements. En tant qu’AMOA, notre rôle est de suivre et de superviser le projet, et d’évaluer son bon déroulement par le maintien des indicateurs clés de performance (KPI), en termes de délais, de coûts et de qualité.

Une gestion rigoureuse et méthodique

Notre approche méthodique, qui nous sert en amont pour évaluer votre besoin, est également au cœur de toutes nos actions pour mener à bien le projet jusqu’au déploiement. Nous utilisons pour cela un ensemble d’outils de mesures qui, combinés les uns aux autres, assurent une parfaite maîtrise de la mise en place de l’ERP.
La mise en place est accompagnée de tests réguliers et de procédures pour détecter les anomalies. Nous établissons régulièrement des rapports de progression pour maîtriser les délais et des contrôles qualité pour que l’avancement se fasse dans le respect des normes qualité exigées. L’évaluation des risques fait également partie des paramètres pris en compte tout au long du déroulement du projet. Les réunions des divers groupes de pilotage sont structurées avec ordres du jour et compte-rendu afin d’être optimisées. Cette phase se termine par le recettage, la formation des utilisateurs et la reprise de données.

Le déploiement de l’ERP dans l’entreprise intervient après plusieurs mois d’implémentation rigoureuse et méthodique, et se déroule en deux temps. Le pré go-live est consacré à faire de légers ajustements, à corriger les bugs et à former tous les utilisateurs de l’ERP. Dans un second temps, le go-live est le moment où chaque acteur impliqué dans l’usage de l’ERP va pouvoir utiliser le nouvel outil. Cette étape vient sceller l’accompagnement au changement que nous avons mis en place dès le début du projet.

En résumé

La méthode de sélection de l’ERP et l’accompagnement des utilisateurs au changement sont les deux piliers d’une mise en place réussie d’un nouvel ERP. L’implication des utilisateurs dès le début du projet permet de garantir leur adhésion totale. En tant qu’AMOA, nous mettons à votre disposition notre expérience et notre méthode éprouvée de gestion de projet de A à Z. Cette expertise permet d’accompagner avec assurance tous les acteurs impliqués dans le projet et de garantir un déroulement sans accroc.

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Eric Charpentier

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