Qu'est ce que l'AMOA informatique ?
Avant même de rentrer dans la particularité de l’AMOA informatique, il nous semble essentiel d’expliquer les relations entre les trois principaux acteurs d’un projet : La MOE (Maîtrise d’OEuvre), la MOA (Maîtrise d’Ouvrage) et l’AMOA (Assistance à Maîtrise d’Ouvrage).
Dans le cas de figure d’une mise en place d’un logiciel ou de son renouvellement, la MOE est en charge de son développement, sa maintenance, sa qualité de service et de son évolution en fonction des demandes du métier. Dans le cas d’une conception en interne du logiciel, la MOE est une unité à part entière du département informatique. Dans le cas d’une conception confiée à un prestataire, l’éditeur peut jouer le rôle de MOE ou suivre les instructions de développement de la MOE restée en interne.
La MOA est à l’initiative du projet, très fréquemment il s’agit de la direction générale ou une direction métier telle que la finance. Sa relation avec la MOE est simple : elle est son client et finance le projet. Dans une entreprise de taille importante, un jeu de refacturation s’installe entre la DSI (MOE) et la direction métier qui porte le projet (MOA) avec une relation plus ou moins équilibrée dans l’influence sur les systèmes d’informations.
Enfin l’AMOA vient en assistance auprès de la MOA tout au long du projet pour : exprimer les besoins métiers, étudier la faisabilité, rechercher les solutions sur le marché ou faire chiffrer le développement en interne, organiser le dialogue entre la MOE et la MOA et de façon générale s’assurer de la réalisation du projet.
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Quelles sont les responsabilités de chacun ?
MOE / MOA et AMOA
Responsabilité de la MOE
La maîtrise d’oeuvre a pour principale mission la conception et la réalisation du logiciel dans le cadre d’un projet ERP ou CRM. Nous verrons qu’il existe d’autres types de projets informatiques.
La MOE peut être en charge de la conception ou la confier à un éditeur. Elle reste la seule garante de la qualité, du délai et du coût de la réalisation technique. Ces éléments qui composent le cahier des charges est sa ligne conductrice.
Dans le cadre d’un projet d’envergure réunissant plusieurs prestataires, la MOE joue un rôle de « chef de chantier ». Elle construit, coordonne et s’assure de la qualité technique des livrables.
La MOE peut enfin jouer un rôle d’assistance à la MOA lors de la phase de cadrage et plus spécifiquement lors du chiffrage d’éléments techniques et également lors de la phase de développement, au moment des interfaces et de l’intégration des données.
Responsabilité de la MOA
La maîtrise d’ouvrage est le pilote du projet. Etant à l’origine du projet, elle connaît les besoins fonctionnels et a la responsabilité de les exprimer clairement. Elle représente les utilisateurs finaux avec lesquels elle a justement décrit les besoins métiers et non techniques. La MOA est la responsable de la réussite du projet.
L’assistant à maîtrise d’ouvrage est la personne ou l’équipe projet qui a la responsabilité de réaliser le projet. Cette assistance existe très fréquemment pour le MOA car il n’a généralement
ni le temps ni les compétences pour mener ce type de projet. Par exemple, une direction
commerciale qui veut se doter d’une CRM ne peut demander à l’un des commerciaux de
prendre en charge le projet. Elle va ainsi sous-traiter à une personne en interne ou un
consultant extérieur.
Trouver un équilibre dans la relation MOE et MOA
Les entreprises expriment une attente très forte envers les nouvelles technologies pour moderniser leur fonctionnement et gagner en productivité. Dans le même instant, elles sont fréquemment déréglées sur le niveau d’exigence et de rapidité d’évolution de leurs système d’information et cela à cause de la vitesse de développement des technologies liées à internet. Le manque de patience et de recul sur l’envergure des projets informatique jouent des tours au rôle des MOA. Ces derniers font état de volonté de tout contrôler et s’impliquent fortement dans le développement des systèmes d’information. A contrario, il existe des situations ou le MOE est tout puissant face au MOA car il fait valoir la prédominance technique du projet. Ces situations présentent des dangers et l’objectif est d’arriver à une situation équilibrée.
Quels sont les risques d’un rapport de force déséquilibré entre MOE et MOA
Lorsque la MOE prend le dessus sur la MOA, nous sommes dans une situation ou l’aspect technique du projet prend une place plus importante au détriment de l’expression du besoin initial. Ce besoin peut être de nature diverse : gagner en vision sur la rentabilité des affaires, gagner en efficacité dans le traitement de l’exploitation…. Le risque principal est de perdre l’alignement stratégique des systèmes d’informations sur les objectifs de l’entreprise. Naturellement, cette situation crée l’échec des projets ou du moins, un nombre important de difficultés rencontrées.
Il s’instaure alors une relation inversée ou la MOA pèse davantage dans les projets informatiques. Cela est aussi alimenté par l’exigence accrue des utilisateurs sur la qualité des outils informatiques, leurs ergonomie ou tout simplement le souhait de travailler plus intelligemment.
Quels sont les intérêts d’un rapport équilibré entre MOE et MOA
Ce rapport de force équilibré entre MOE et MOA est signe d’une grande maturité dans l’entreprise grâce très certainement à de nombreux projets réalisés par le passé. Une méthodologie rigoureuse est en place et profite aux futurs projets par une amélioration de la gestion des risques, de la qualité et de la conduite du changement. La MOE a une bonne connaissance des processus fonctionnels et est à l’écoute des besoins de la MOA. Inversement, la MOA a une culture de la conduite de projet et connaît les activités de la MOE
Un projet à l'étude ?
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Quelles sont les rôles d'une AMOA informatique ?
Selon la complexité du projet à mettre en oeuvre et l’impact plus ou moins fort sur les utilisateurs, le rôle d’une AMOA peut couvrir l’ensemble des missions ou se concentrer sur un rôle en particulier. De façon générale, son rôle premier est de défendre les intérêts du MOA, celui qui est à l’origine du projet. De façon plus particulière, nous avons choisi de développer deux thématiques essentielles :
Réaliser le cahier des charges
La réalisation du cahier des charges débute par la définition du besoin utilisateur. Dans le cas d’un processus métier tel que la production, le cahier des charges doit répondre à la question « Pourquoi » Pourquoi est-ce que l’on doit changer d’ERP ? Les réponses sont alors celles des utilisateurs qui expriment des frustrations diverses : temps important consacré à la prise en compte d’une commande, traitements manuels conséquents, interfaces nombreuses entre des systèmes, peu d’informations synthétiques sur la productivité… L’ensemble des questions et des réponses associés constituent la base du cahier des charges fonctionnels. Il en découle ensuite une description technique en termes de fonctionnalités attendues et d’univers applicatifs compatibles. En synthèse, la description de la solution applicative envisagée répondant aux besoins des utilisateurs constitue le cahier des charges.
Conduite du changement
La mise en place d’un nouvel outil type ERP ou CRM peut considérablement modifier les habitudes de travail au quotidien. Ne pas tenir compte de cela peut entrainer l’échec du projet. Il est donc primordial de bien comprendre les objectifs du projet pour bien identifier les impacts sur les situations de travail pour préparer l’accompagnement. Il est d’ailleurs essentiel de distinguer les impacts réels sur les changements d’organisation et les habitudes de travail et les
impacts perçus qui sont liées aux résistances et aux craintes du nouvel outil. Une fois listé l’ensemble de ces impacts, l’étape suivante est de définir une stratégie de changement basée sur : la communication, la formation, l’organisation cible et l’assistance aux utilisateurs post Go-live. Des actions claires et coordonnées doivent être définies tout au long du projet. On n’insistera jamais assez sur celle de la communication avec le relais des key users qui feront le lien avec le reste de vos équipes. Lorsque ces quatre leviers de la conduite du changement sont bien définis et respectés, il existe une forte de chance de réussite du projet
La digitalisation des processus ainsi que l’expansion des solutions logicielles en mode SAAS ont multiplié la variété des missions d’AMOA informatique. Dès lors que le projet informatique va impacter le fonctionnement au quotidien des équipes métiers, il y a un besoin de maîtriser l’ouvrage techniquement (MOE) et de l’accompagner dans son déploiement (AMOA). Nous nous focaliserons sur deux grands types de projets qui font appel de nos jours à une assistance à MOA.
Mission AMOA Informatique ERP et/ou CRM
De nombreuses entreprises s’interrogent sur l’effet bénéfique d’un outil de gestion de la relation client ou de la production sur leur performance. Conscients des limites de leur outils en place, elles font face à pléthore de solutions digitales sur le marché et sont quelques fois incapables de prendre du recul sur les besoins de leurs utilisateurs. Le rôle d’une AMOA dans ce cadre-là est d’aider la direction commerciale ou générale à comprendre les éléments freinant l’activité commerciale ou productive. Cela débute par une série d’entretien individuels des principaux utilisateurs afin de réaliser une matrice des flux métiers (ERP) et un cahier des charges fonctionnel. A partir de ces documents, la mission de l’AMOA est sourcer la solution applicative la plus adaptée aux besoins de l’entreprise. Concrètement, pour une société prestataire de service qui vend principalement du temps homme, son besoin sera concentré sur une solution permettant la saisie des missions réalisées et d’apprécier leurs rentabilités. Une fois la solution retenue, l’AMOA peut aider au déploiement de la solution retenue et agir principalement sur la phase de conduite du changement. Son rôle peut aller jusqu’au Go-Live.
Submerger
par les solutions sur le marché
Mission AMOA Informatique migration Cloud
L’objectif principal d’une mission d’AMOA dans le cadre d’une migration d’une infrastructure informatique vers le Cloud est de conserver une certaine adhérence du SI au métier de l’entreprise. Quel que soit le choix retenu parmi les différents types de Cloud lors de la phase d’étude, l’entreprise doit garder à l’esprit que son infrastructure informatique doit lui permettre de poursuivre sa croissance. C’est le rôle fondamental de la mission d’AMOA dans ce cadre-là. Puis, dans le détails, les missions de l’AMOA sont de réaliser une analyse de l’existant, la rédaction des documents techniques notamment sur les souhaits de l’entreprise sur son infrastructure cible, le besoin en terme de PRA-PCA, la reconfiguration des moyens de traitement, de stockage, de sauvegarde permettant de répondre aux besoins futurs liés à la croissance de l’entreprise. Ensuite, elle analyse les offres reçues, participe à la soutenance de chaque candidature, peut réaliser un maquettage des solutions proposées et rédige un rapport d’analyse permettant à l’entreprise de réaliser son choix. Une fois le type de migration retenue, l’AMOA peut accompagner la mise en oeuvre de la solution retenue, en fournissant des prestations de conduite de projet et d’encadrement de la mission. Après la migration réalisée, l’AMOA peut réaliser des mesures de performances applicatives faites avant et après la migration permettent de mesurer objectivement la bonne continuité de service (performances) offerte aux utilisateurs. Elles peuvent également être utilisées pour vérifier la bonne tenue à la charge.
13 rue des Aulnes